Blog-Homepage
activity-icon

Kundendaten verwalten: strukturiert und datenschutzsicher

Kundendaten verwalten ist nicht so leicht, wie es klingt. Denn jeder Mensch, der mit einem Unternehmen in Kontakt tritt, hinterlässt persönliche Daten. Diese Daten sind Gold wert für alle, die eine langfristige Kundenbeziehung zu Ihren Interessenten und Käufern aufbauen möchten. Doch eben diese Daten müssen auf eine professionelle und strukturierte Weise verarbeitet werden, um Unternehmen einen langfristigen Mehrwert zu bieten. In diesem Artikel möchten wir zeigen, wie so etwas funktionieren kann.

Wie werden Kundendaten strukturiert und verwaltet?          

Ein Kunde hinterlässt eine Vielzahl an Informationen, sobald er mit einem Unternehmen in Kontakt tritt. Noch bevor die Customer Journey beginnt, aber vor allem währenddessen, gibt es viele Berührungspunkte mit potentiellen Interessenten und Kunden, die ein Unternehmen zur Erhebung von Daten nutzen kann. Dabei gibt es Möglichkeiten, Daten sowohl online als auch offline zu sammeln. Hierbei handelt es sich beispielsweise um Nutzerdaten, die beim Besuch einer Webseite hinterlassen werden, aber auch um Kontaktdaten, die ein Kunde beim Besuch einer Messe hinterlassen könnte.

Damit diese Daten genutzt werden können, müssen sie strukturiert werden. Ansonsten verliert man den Überblick und kann keine verkaufsrelevanten Informationen aus diesen Daten gewinnen.

Welche Kriterien zur Strukturierung und Kategorisierung zu Grunde gelegt werden, ist branchen- und unternehmensspezifisch. Als übergeordnetes Ziel sollte jedoch immer die langfristige Gewinnung von Informationen für Verkaufs- oder Marketingprozesse und -aktivitäten angestrebt werden. Zum Beispiel macht es häufig Sinn, Kunden in Kategorien einzuordnen, die deren Kaufbereitschaft und Kaufkraft widerspiegeln. Dies geschieht durch die Analyse des Alters, der Berufsgruppe, der sozioökonomischen Lage usw.

Diese Daten, die im Rahmen der Customer Journey erhoben werden, haben gleichzeitig starke Auswirkungen auf selbige, da man durch die gewonnenen Daten die Kunden spezifischer durch die einzelnen Schritte der Customer Journey führen und punktueller ansprechen kann. Kunden, deren Kontaktdaten gerade erst erhoben worden, sollten beispielsweise in jedem Fall eine andere Ansprache erfahren als Stammkunden, die bereits über eine lange Kontakthistorie verfügen. Unterschiede wie diese zu eruieren, Gruppen zu kategorisieren und entsprechend zu behandeln ist die Basis eines professionellen Kundenbeziehungsmanagements.  

Warum ist das so wichtig?

Durch die Gruppierung von Kunden kann ein Unternehmen herausfinden, wann und wo welche Leads anzusprechen sind, auf welche Botschaften und Kaufargumente unterschiedliche Käufergruppen reagieren oder welche Personen zeitnah bereit sind, ein Produkt zu kaufen. Dadurch kann man seine Marketinganstrengungen entsprechend effektiv auf die verschiedenen Zielgruppen fokussieren.

Die zahlreichen relevanten Kundendaten ermöglichen auch personalisierte Angebote und Marketing Messages. Dadurch kann man eine bessere Verbindung zu der Zielgruppe aufbauen, was zu Vertrauensaufbau und einer stärkeren Bindung an das Unternehmen führt. So kann man einen treuen Kundenstamm etablieren, der als Eintrittsbarriere für potentielle Wettbewerber wirkt. Nebenbei steigt die Effizienz der Marketingkampagnen, da diese besser auf die Zielgruppen abgestimmt werden können.

Anhand der Reaktion der Kunden auf die Marketingmaßnahmen kann man weitere Daten gewinnen. Mit diesen Daten kann man sein Targeting weiter verfeinern und weiterhin die Effizienz verbessern. Dies sollte zu einer Umsatz-und Gewinnsteigerung für das Unternehmen führen.

Warum ist ein CRM-System das ultimative Tool für diesen Einsatz?

Eine Customer Relationship hält oft über mehrere Jahre an. Somit können beinahe unendlich viele Daten über jeden einzelnen Kunden desUnternehmens gesammelt werden. Die Analyse dieser Daten kann ab einer bestimmten Kundengröße nicht mehr manuell geschehen. Aus diesem Grund verwenden die meisten Unternehmen ein CRM-System.

Ein Customer-Relationship-Management System ist genau für diesen Einsatz konzipiert. Die Software übernimmt alle relevanten Aufgaben in der Verwaltung der Kunden des Unternehmens. Das System erfasst die Daten, speichert diese und verarbeitet sie. Der gesamte Prozess wird simplifiziert und automatisiert. Auf diese Weise kann sich ein Unternehmen extrem viele Ressourcen sparen und in anderen Bereichen einsetzen.

Die Verwendung eines CRM-Systems ist sehr zu empfehlen, wenn ein Unternehmen die Daten seiner Kunden effektiv nutzen möchte, um den Umsatz und die Gewinne zu erhöhen. Daher empfiehlt es sich beinahe für jedes Unternehmen, ein CRM-System zu verwenden.

Wie vermeidet man Fehler beim Datenschutz?

Datenschutz nach der DSGVO ist ein wichtiges Thema, welches natürlich auch bei der Nutzung von CRM-Systemen berücksichtigt werden muss. In diesem Rahmen soll auf drei essentielle Punkte hinsichtlich der Datenverwaltung und -nutzung hingewiesen werden, wobei diese Aufzählung keineswegs den Anspruch auf Vollständigkeit erhebt oder eine entsprechende rechtliche Absicherung ersetzt.

Ein zentraler Aspekt bei der Datengewinnung ist in jedem Fall, dass Daten nur zu vorher bestimmten Zwecken erhoben werden dürfen und nur, wenn derNutzer einwilligt. Wenn eine Person zum Beispiel nur dazu bereit ist ihreKontaktdaten anzugeben, dann dürfen andere Daten, wie Alter usw. nicht erhoben und gespeichert werden. Der Zweck muss in Verbindung mit der Vertragserfüllung stehen.  

Außerdem muss es möglich sein, die Daten jedes Kunden löschen zu können. Wenn die Verarbeitung der Kundendaten nicht mehr nötig ist, müssen die Daten gelöscht werden. Zudem kann jede Person von ihrem Recht auf Vergessen werden Gebrauch machen. Dies berechtigt die Kunden dazu, die Löschung ihrer Daten zu beantragen.  

Beim Weiterleiten der Daten müssen allerdings auch bestimmte Vorschriften beachtet werden. Der Nutzer muss dieser entweder zugestimmt haben, die Daten müssen öffentlich zugänglich sein oder das berechtigte Interesse des Unternehmensmuss die Schutzwürdigkeit der Person übersteigen. Eine Weiterleitung der Daten liegt bereits dann vor, wenn der CRM-Dienstleister zur Wartung auf das System zugreift.


Artikel

26.05.2020

  • Team Samdock

02.08.2021

CRM-

7 Anzeichen dafür, dass du eine Customer Relationship Management-Lösung brauchst

Die Umstellung etablierter Geschäftsprozesse oder -instrumente gibt immer Anlass zum Nachdenken. Dies gilt insbesondere dann, wenn eine solche wichtige Geschäftsentscheidung auch mit finanziellen Investitionen verbunden ist. Wenn du an diesem Punkt in dei […]


  • Team Samdock

02.08.2021

crn-101

Die Definition von CRM, und warum du es für dein Unternehmen brauchst

Vereinfacht lässt sich die Definition von CRM wie folgt beschreiben: Customer Relationship Management ist eine Technologie, die Unternehmen nutzen, um ihre Interaktionen mit Kunden und potenziellen Kunden zu verwalten und verbessern. Ein CRM-System – bei […]


  • Team Samdock

01.08.2021

7-

Was ist Social CRM und wie lässt es sich zur Verbesserung deines Unternehmens einsetzen?

Wie der Name schon andeutet, handelt es sich bei Social CRM um eine Lösung für das Kundenbeziehungsmanagement, die sich nahtlos in deine Social-Media-Plattformen integrieren lässt. Das ist vor allem für kleine Unternehmen interessant, die ihre Kundenbezie […]


  • Team Samdock

01.08.2021

startup-crm

Warum dein Startup unbedingt eine CRM-Lösung braucht

Jedes Startup ist mit seinen Ressourcen ziemlich knapp bemessen. Daher steht CRM vielleicht nicht ganz oben auf deiner To-do-Liste. Die zentrale Frage ist aber vermutlich die: Braucht unser Startup CRM jetzt, oder geht es auch später? Dieser Artikel wirft […]


  • Team Samdock

31.07.2021

beginners-guide

Der ultimative Anfängerleitfaden zum Thema CRM

Wenn du neu im Bereich CRM bist, kann es dir anfangs unmöglich erscheinen, dieses System zu verstehen. Mit ein wenig Hintergrundwissen muss es jedoch nicht das gefürchtete technische Chaos sein, wie es zu Anfang scheint. In diesem Leitfaden für Einsteiger […]


  • Team Samdock

31.07.2021

social-crm

Wie du Social CRM dafür benutzt, Leads zu qualifizieren

Der Aufstieg der sozialen Netzwerke hat für kleine Unternehmen einen völlig neuen Kanal für die Interaktion mit Kunden und Interessenten eröffnet. Schätzungen zufolge verbringen weltweit über vier Milliarden Nutzer sozialer Medien durchschnittlich 145 Min […]


  • Team Samdock

30.07.2021

erp-and-crm

Die Integration von ERP und CRM – Ein Leitfaden

Enterprise Resource Planning (ERP) und Customer Relationship Management (CRM) sind zwei Seiten derselben Medaille. Oder? In diesem Artikel gehen wir auf beide Tools ein und helfen dir bei der Entscheidung, ob du sie miteinander verknüpfen solltest oder li […]


  • Team Samdock

30.07.2021

B2B-sales-funnel

Aufbau eines besseren B2B-Sales Funnel mit Hilfe von CRM

Die Technologie für das Kundenbeziehungsmanagement im B2B-Bereich zielt genau darauf ab, diesen Unternehmen zu helfen, ihre Customer Experience zu verbessern. Indem sie engere Beziehungen zu bestehenden und potenziellen Kunden aufbauen, können B2B-Unterne […]


  • Team Samdock

29.07.2021

customer-experience

7 Wege, wie CRM das Kundenerlebnis verbessern kann

In der wettbewerbsorientierten Welt von heute ist die Phrase “Erwartungen übertreffen” keine leere Floskel mehr. Es handelt sich um eine echte Kundenerwartung. Um der Konkurrenz einen Schritt voraus zu sein, ist es notwendig, immer wieder einen Schritt we […]


  • Team Samdock

29.07.2021

Wie du das passende CRM System für dein Unternehmen findest

Die Einführung eines Kundenbeziehungsmanageentsystems ist eine wichtige Entscheidung für jedes kleine Unternehmen. Man sollte sich also sicher sein, dass man das beste CRM für das eigene Unternehmen auswählt. Denn letztendlich hängt dein gesamtes Unterneh […]


  • Team Samdock

28.07.2021

4 heiße Tipps für die Auswahl des richtigen CRM für dein Unternehmen

In den frühen Tagen deines Startups oder Kleinunternehmens kommt eine Zeit, in der du dich auf die Produktivität konzentrieren musst. Diese Erkenntnis könnte dich treffen, wenn du beobachtest, wie dein Vertriebsteam mit mehreren Tabellenkalkulationen jong […]


  • Team Samdock

28.07.2021

5 CRM-Hacks, die deine Vertriebsteams brauchen, um mehr Geschäfte abzuschließen

Was die Top-Verkäufer auszeichnet, ist die Art und Weise, wie sie CRM nutzen. Wenn du ein Customer Relationship Management-System nicht in vollem Umfang nutzt, schließt du zweifelsohne nicht so schnell ab, wie du es könntest. Du hast vielleicht zwei einge […]


  • Team Samdock

27.07.2021

Wie du eine Killer-CRM-Strategie erstellst, die deine Konkurrenz in den Schatten stellt

Die Killer-CRM-Strategie richtet die Ziele und Vision deines Unternehmens darauf aus, den Kunden in den Mittelpunkt zu stellen. Customer Relationship Management ist nicht neu. Aber seine übergreifende Bedeutung schon. Lass uns also einen Blick darauf werf […]


  • Team Samdock

27.07.2021

Die 6 besten Wege zur Kundengewinnung und wie CRM helfen kann

Die Gewinnung neuer Kunden ist das Herzstück eines jeden Unternehmens, unabhängig von der Branchennische oder der Größe der Gehaltsabrechnung. Die Pflege bestehender Kunden für Folgegeschäfte bringt dich nur bedingt weiter. Du musst deinen Kundenstamm kon […]


  • Team Samdock

26.07.2021

Wie du dein Team für eine CRM-Lösung begeistern kannst

CRM-Implementierungen gehen oft schief, weil die Benutzer als nachträglicher Gedanke behandelt wurden. Du hast dich vielleicht für ein CRM-System entschieden, das dir gefällt, aber es hat wenig Sinn, weiterzumachen, ohne dein Team und die Geschäftsleitung […]


  • Team Samdock

26.07.2021

Der ultimative CRM-Leitfaden für Einsteiger

Customer Relationship Management ist heutzutage ein Modewort. Aber was ist das eigentlich? Und warum solltest du ein CRM-System haben wollen? Dieser Leitfaden für Einsteiger hilft, CRM-Systeme für kleine Unternehmen zu entmystifizieren. Und er erklärt, wa […]


  • Team Samdock