Das virtuelle Office – Wie CRM-Tools das Arbeiten von überall ermöglichen

Homeoffice verbreitet sich immer mehr, Mitarbeiter sind im Außendienst oder arbeiten von unterwegs. Arbeit wird schon längst nicht mehr nur vom Büro aus erledigt. Damit Arbeitsprozesse aber auch effektiv und optimiert stattfinden, müssen Daten von überall aus zugänglich sein. Eine klare und einfach Kommunikation mit anderen Mitarbeitern und funktionierende Schnittstellen sind der Schlüssel zum Erfolg. All dies kann effektiv über ein CRM-System umgesetzt werden.

Das moderne Arbeitsumfeld

Gerade in den aktuellen Zeiten erlebt Arbeit, die nicht vom Büro aus stattfindet, ein Allzeithoch. Homeoffice gewinnt immer mehr an Bedeutung. Und auch Mitarbeiter im Außendienst sollen ihren Leerlauf während der Arbeitszeit effektiv nutzen und von unterwegs arbeiten können. So einfach dies in der Theorie klingt, erfordert es in der Praxis einiges an Vorbereitung, damit das Arbeiten genauso vollwertig ist wie im Büro. Das bedeutet nicht nur, dass von überall auf das E-Mail Postfach zugegriffen werden kann, sondern auch, dass Systeme jederzeit zugänglich sind und der Kontakt zum Kunden und zu den Kollegen nicht verloren geht. Auch im Außendienst ist dies von Relevanz, beispielsweise auf Messen oder bei Kundenbesuchen. So müssen die Kundendaten jederzeit zur Verfügung stehen, um effiziente Abläufe zu gewährleisten.

Die kundenorientierte Lösung: cloudbasierte CRM-Systeme.

Wie funktioniert das mobile CRM-System?

Ein Customer-Relationship-Management-System kann cloudbasiert so aufgebaut werden, dass von überall zugegriffen werden kann. Dabei müssen Daten sicher und gemäß der gesetzlichen Vorschriften, wie beispielsweise der EU-DSGVO, gespeichert werden. Zudem ist die Zuverlässigkeit von hoher Bedeutung, denn nicht nur die Mitarbeiter außerhalb greifen auf die Cloud zu, sondern auch die Kollegen im Office.

Über ein digitales Aufgabenmanagement ist die Kommunikation zwischen den einzelnen Mitarbeitern gewährleistet und schafft Klarheit. Doch so trivial es klingt: Alle Mitarbeiter müssen eingewiesen werden, das CRM-System zu nutzen. Mitarbeiter, die den Workflow ganz nach der „alten Schule“ gestalten, stellen eine Gefahr für den Workflow dar und müssen zwingend im Prozess mitgenommen werde. Ansonsten sind allzu schnell wichtige Informationen und Aufgaben auf einem Notizblock gelandet und somit für das Unternehmen verloren. Man muss sich bei jedem Mitarbeiter darauf verlassen können, dass ausnahmslos alle Informationen und Aufgaben im System hinterlegt werden.

Im Außendienst kann jeder somit auf wichtige Kundendaten und Geschäftsvorgänge zurückgreifen. Dazu gehören Unterlagen wie Geschäftsvereinbarungen, Besuchsberichte, Reisezeit, Ansprechpartner, sowie Preisanfragen und andere relevante Daten. Kunden, Lieferanten, und Geschäftspartner werden strukturiert angezeigt. Dies führt zu schnelleren Rückmeldungen und eine telefonische Rücksprache zu den Mitarbeitern im Büro bleibt erspart. Eine klare und direkte Kommunikation mit dem Kunden erhöht die Produktivität der Mitarbeiter und die Kundenzufriedenheit bedeutend. Gleichzeitig wird der Workflow wie Kundenkontakt priorisiert und findet von egal wo produktiver statt.

Wie wird von außerhalb auf die Software zugegriffen?

Mittlerweile kann nicht mehr nur vom Laptop auf das CRM-System zugegriffen werden. Fortschrittliche Systeme haben eine Möglichkeit, auch via App auf die wichtigsten Anwendungen zuzugreifen. Die To-Do Liste und die wichtigsten Kundendaten landen direkt auf dem Mobiltelefon – immer up-to-date und jederzeit verfügbar. So können die Prozesse deutlich beschleunigt werden. Ein Griff zum Smartphone ist schließlich weniger umständlich als der Griff zum Laptop! Und nicht nur die CRM-App ist der Vorteil: vom Handy können direkt spontane Teamkonferenzen stattfinden, der Kunde kann sofort kontaktiert werden und kurze E-Mails werden verfasst. Gerade Techniker wissen auch die Kamerafunktion zu schätzen. Vom Produkt ein Foto machen, hochladen, eine Notiz ins CRM und alle zuständigen Abteilungen wissen, was Sache ist.

Das flexible Arbeiten kann somit problemlos erfolgen. Die Mitarbeiter profitieren von den gleichen Systemen wie von denen, die man vom normalen Arbeitsplatz auch kennt. Mit der richtigen CRM-Lösung werden neue Chancen ermöglicht und es können Potenziale ausgeschöpft werden, welche sonst nie zu erreichen waren. Dass der Vertriebsleiter auf der Dienstreise nicht zu erreichen ist, gehört schon längst der Vergangenheit an. Genauso wie die nervenaufreibenden Anrufe mit dem lokalen Team, um Informationen zu hinterfragen. Das Resultat ist eine höhere Effizienz der Mitarbeiter. Außerdem schätzt der Kunde sich glücklich, wenn er bei einem Anruf eine sofortige Antwort, ganz ohne einen Rückruf, erhalten kann.

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