Effizienzsteigerung durch Automatisierung im Vertrieb

Es ist längst bekannt, dass die Digitalisierung ein unausweichlicher Prozess für Unternehmen ist, die am Markt relevant bleiben möchten. Gleichzeitig bieten sich enorm viele Chancen gerade für Start-Ups, kleine und mittlere Unternehmen, sich Marktvorteile zu schaffen und mit einer effizienten, zielführenden Arbeitsweise zu punkten. Zusammen mit der Digitalisierung geht die Automatisierung vieler Prozesse im Betrieb einher. Wie also kann die Effizienzsteigerung beispielsweise durch die Automatisierung des Vertriebs konkret aussehen?

Was ist Automatisierung im Vertrieb?

Automatisierung im Vertrieb kann viele Formen annehmen, die den Mitarbeitern dabei helfen können, ihre Arbeit schneller und besser zu erledigen. Im Grunde genommen wird ein System benötigt, das viele aufwendige Arbeitsprozesse im Vertrieb automatisiert, sodass Mitarbeiter und Geschäftsführer ihre wertvolle Zeit nicht mehr allein dieser Aufgaben widmen müssen.

Zu nennen sind hier die Erfassung von Kundendaten, das Vereinbaren von Terminen und die Verwaltung von Leads. Ein System könnte dazu eingesetzt werden, die Daten der Kunden automatisch zu erfassen oder den Kunden automatisiert Termine vorzuschlagen. Ein anderes Beispiel wäre, dass ein System dazu verwendet werden kann und sollte, Leads zu priorisieren und automatisch an Mitarbeiter im Vertrieb zu verteilen. Die Priorisierung kann durch die Nutzung der bereits erfassten Kundendaten geschehen und die Verteilung je nach Workload der einzelnen Mitarbeiter.

Warum ist Automatisierung im Vertrieb wichtig und wie kann die Effizienzsteigerung stattfinden?

Auf den Punkt: Automatisierung führt dazu, dass vorhandene Ressourcen effektiver genutzt werden. Dadurch können entweder Kosten gespart oder Gewinne erhöht werden.

Es gibt viele Ressourcen in einem Unternehmen, die knapp werden können. Zum Beispiel Kapital oder Inputfaktoren, die nötig sind für die Produktion. Eine Ressource, die im Vertrieb allerdings immer knapp ist, ist die Zeit der Mitarbeiter. Daher sollte das Hauptaugenmerk der Effizienzsteigerung im Vertrieb die Optimierung der Arbeitszeit der Mitarbeiter sein. Dazu kann die eben genannte Automatisierung genutzt werden.

Dadurch, dass wie in den vorherigen Beispielen auf Systeme zurückgegriffen wird, um zeitintensive Aufgaben zu automatisieren, erhalten Mitarbeiter im Vertrieb mehr freie Zeit, um sich anderen Aufgaben zu widmen. Auf diese Weise kann ein Mitarbeiter an einem Tag zum Beispiel mehr Kunden besuchen und potenziell mehr Umsatz generieren. Dadurch, dass die bereits vorhandene Zeit besser genutzt wird, entstehen keine zusätzlichen Kosten für das Unternehmen, wodurch die Umsatzsteigerung mit einer ebenso hohen Gewinnsteigerung einhergeht.

Inwiefern kann ein CRM bei der Automatisierung des Vertriebs unterstützen?

Ein CRM-System ist letztendlich das beste Tool, um die Automatisierung erfolgreich im Unternehmen und speziell im Vertrieb zu implementieren. Über CRM-Systeme können alle notwendigen Automatisierungsprozesse umgesetzt werden, sei es die Dokumentation von Kundendaten, Wissen über die Customer Journey, Priorisierung von Leads und Datenmanagement. Der Vertrieb wird so von zeitaufwendigen administrativen Prozessen hin zu seiner Kernkompetenz, dem persönlichen Kontakt, gelenkt. Neben der Zeitersparnis über das optimierte Aufgabenmanagement optimiert sich durch den digitalen Support auch die Performance und qualitative Leistungsfähigkeit des Vertriebs.

Konkret könnte das in der Praxis folgendermaßen aussehen: Im CRM-System werden Daten der Kunden, die die Website besucht haben, automatisch gespeichert und verarbeitet, sodass eine manuelle Eingabe durch einen Mitarbeiter nicht mehr nötig ist. Das CRM-System kann daraufhin anhand von relevanten Daten, wie Kaufbereitschaft oder Kaufkraft, entscheiden, welcher Lead am vielversprechendsten für das Unternehmen ist. Über eine automatische Zuweisung von Leads und zeitlich effiziente Anordnung der Bearbeitung werden Prozesse optimiert und Abschlussraten erhöht.

Durch Kundengespräche kann das CRM-System weitere relevante Daten gewinnen, sodass man nachfolgende Termine mit den Kunden noch besser einschätzen und sich der Vertrieb noch besser vorbereiten kann. Auf diese Weise kann die Effizienz der Mitarbeiter immer weiter gesteigert werden, wenn dem System immer mehr Daten zur Verfügung gestellt werden. Insofern ist ein CRM-System eine wichtige Unterstützung für Unternehmen, die die Effizienzsteigerung im Vertrieb professionell angehen möchten.

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