Wieso selbst kleine Unternehmen eine CRM-Lösung brauchen

Die Größe spielt bekanntlich keine Rolle – auch wenn es um CRM-Lösungen geht. Viele kleine Unternehmen glauben, dass Customer Relationship Management nur etwas für Großunternehmen ist. Wir erklären dir aber, warum das nicht stimmt. Unabhängig von der Größe des Unternehmens ist ein System, mit dem du alle deine Kunden im Auge behalten kannst, ein wichtiges Werkzeug, das deinem Unternehmen zu langfristigem Wachstum verhilft.

Was du in diesem Artikel lernen kannst

• Was bedeutet CRM?
• Warum CRM für einen langfristigen Unternehmenserfolg entscheidend ist
• Woran du erkennst, dass dein Unternehmen unbedingt ein professionelles CRM braucht
• 10 Fragen, die du bei der Entscheidung für eine CRM-Lösung unbedingt beachten solltest
• Erste Schritte mit CRM

Was ist CRM?

Einer Schätzung zufolge scheitert etwa die Hälfte aller kleinen Unternehmen bereits im ersten Jahr. Dafür gibt es unterschiedlichen Gründe. Ein entscheidender und vor allem vermeidbarer Grund ist das unübersichtliche Datenmanagement.

CRM steht für Customer Relationship Management. Mithilfe von CRM-Systemen kann ein Unternehmen alle Kundenkontakte und Kundeninformationen übersichtlich und unkompliziert verwalten. Außerdem lässt sich mithilfe von CRM in Echtzeit mit Kunden zu kommunizieren. Der größte Vorteil eines CRM-Systems ist allerdings, dass alle Informationen zentral an einem Ort gespeichert und verknüpft werden. Dadurch können Änderungen oder Probleme von Kunden umgehend erkannt und zeitnah gelöst werden. Kurzum: CRM hilft deinem Unternehmen, Kundenbeziehungen langfristig zu stärken.

Warum dein Unternehmen CRM braucht

Das Potenzial eines CRM-Systems solltest du auf keinen Fall unterschätzen. Werden nämlich wichtige Kundeninformationen zentral gesammelt, ist es viel einfacher, mögliche Verkaufspotenziale zu erkennen. Mit dem System kannst du unter anderem Kaufverhalten, Präferenzen und Interessen deiner Kunden verfolgen und folgedessen beispielsweise Kaufzyklen und Upselling-Möglichkeiten frühzeitig erkennen und zu deinen Gunsten nutzen.

Ein CRM-System kann allgemein sehr gewinnbringend für ein Unternehmen sein. Es hilft also nicht nur bei der Bindung von bestehenden Kunden, sondern auch bei der Akquise von potenziellen Geschäftsbeziehungen durch den Einsatz von gezielten Marketingkampagnen. 

Wie du erkennst, dass du unbedingt ein CRM brauchst

Leider entschließen sich viele Unternehmen erst in eine CRM-Lösung zu investieren, wenn bereits vieles schief gelaufen ist. Im Folgenden sind einige Beispiele aufgelistet, an denen du erkennen kannst, dass es höchste Zeit ist, sich ein CRM-System anzuschaffen: 

• Dein Top-Verkäufer kündigt plötzlich und du stellst fest, dass alle Kundenkontakte auf seinem Telefon gespeichert sind.
• Dein Kundenservice-Team versucht, einen verärgerten Kunden zu besänftigen. Unwissentlich kontaktiert dein Vertriebsteam diesen Kunden zeitgleich, um ihm ein neues Geschäft anzubieten. Dieser Vorfall macht den Kunden so wütend, dass er all seine Geschäfte mit deinem Unternehmen abbricht.
• Ein Kundenrückruf wurde vergessen, der Kunde hat die Nase voll und kauft woanders ein.

Es steht außer Frage, dass man mithilfe eines CRM-Systems derartige gravierende Fehler ganz einfach verhindern kann. So schafft man es, weniger Kunden zu verlieren und zeitgleich Zeit, Energie und Kosten zu sparen.

10 Fragen, die du bei einer CRM-Investitionen berücksichtigen solltest

Wenn dir diese Situationen bekannt vorkommen, solltest du dir unbedingt die folgenden Fragen stellen. Sie zeigen dir, ob ein CRM-System die richtige Entscheidung für dein Unternehmen ist. Solltest du eine dieser Fragen mit „Nein“ beantworten können, ist es an der Zeit, auf ein CRM-System umzusteigen.

1. Verfolgst du alle Kundeninteraktionen und speicherst du die gewonnenen Informationen (Briefe, E-Mails, Formulare, Dokumente und Telefongespräche) an einem zentralen Ort, auf den alle Mitarbeiter zugreifen können?

2. Werden alle Leads direkt in deiner Vertriebspipeline verfolgt?

3. Kannst du Marketingkampagnen zielgerichtet koordinieren und parallel auch mit deinen Vertriebsmitarbeitern abstimmen?

4. Kannst du kurzfristig Informationen zum aktuellen Stand deines Absatzes sowie zu künftigen Absatzprognosen beschaffen?

5. Kannst du jederzeit alle Verkaufsaktivitäten und Ergebnisse deines Unternehmens mit nur einem Knopfdruck einsehen?

6. Schaffst du es Problemstellen beim Kaufprozess deiner Kunden zu erkennen, an denen die meisten Käufe scheitern abgebrochen werden?

7. Kann dein Vertriebsteam jederzeit auf alle notwendigen Kundeninformationen zugreifen, auch wenn es nicht im Büro ist?

8. Wie viele Transaktionen sind im letzten Quartal fehlgeschlagen und warum?

9. Weißt du genau, welche Probleme mit dem Kundenservice bei jedem einzelnen Kunden in der Vergangenheit aufgetreten sind und warum?

10. Bist du mit der Anzahl an Stunden zufrieden, die dein Vertriebsteam mit administrativen Tätigkeiten und der Verwaltung von Informationen verbringt?

Was ist nun dein Resümee? Wie viele dieser Fragen musstest du mit „Nein“ beantworten und haben dich zum Nachdenken gebracht?

Erste Schritte mit einem CRM-System

Der Wechsel von einem Kundenmanagement auf Papier zu einem digitalen CRM kann für alle Mitarbeiter zunächst etwas beängstigend sein. Deshalb ist es wichtig, sich über die Vorteile eines CRM-System bewusst zu sein. Dadurch kann man die Bedenken der Mitarbeiter verringern und den Umstieg auf die digitale Lösung vereinfachen.
Allerdings gestaltet sich die Informationssuche zur optimalen Einführung in einem kleinen Unternehmen oftmals sehr schwierig, da viele CRM-Lösungen eher auf große Unternehmen ausgelegt sind. Kleinere Unternehmen haben im Gegensatz zu Großkonzernen komplett andere Anforderungen an ein CRM, da sie in einem viel kleineren Rahmen arbeiten. 

Tipps, wie ein kleines Unternehmen ein CRM-System einführen kann, sucht man daher im Internet vergeblich. Um dir bei dieser Herausforderung zu helfen, haben wir einige Qualitätskriterien zusammengefasst, auf die du bei der Wahl einer CRM-Lösung achten solltest.

Die 5 wichtigsten Funktionen eines CRMs

Office und E-Mail – Stelle im Vorfeld sicher, dass das CRM-System mit Office und deinem E-Mail-System kompatibel ist, um potenzielle Probleme zu vermeiden.

Einfacher Datenimport – Unternehmen nutzen häufig unterschiedliche Apps und Tools, sodass die Daten auf vielen verschiedenen Datenträgern verteilt sind. Stelle unbedingt sicher, dass der Import aller Daten aus beispielsweise Excel, Gmail oder Outlook, für Windows und Mac möglich ist.

Berichtsfunktionen – Dein CRM sollte nicht nur reinen Datenablage genutzt werden. Achte darauf, dass in deinem CRM-System auch eine angemessene Berichtsfunktion integriert ist, denn mithilfe der eingepflegten Daten lassen sich Berichte erstellen, die dir helfen, effiziente Entscheidungen für den Erfolg des Unternehmens zu treffen. 

Speicherplatz – Prüfe im Vorfeld, ob dir ausreichend Speicherplatz zur Verfügung steht und auch ob du diesen gegebenenfalls bei Bedarf erweitern kannst.

Kosten – Achte bei der Wahl deines CRM-Systems auf versteckte Kosten die anfallen können.

Fazit

CRM-Systeme stellen auch für kleinere Unternehmen eine optimale Möglichkeit dar, um ein langfristiges Wachstum zu erzielen. Möchtest du dein Unternehmen weiter vorantreiben, dann solltest du unbedingt bei dem Monitoring der Kundengeschäfte und -Daten ansetzen. Verwaltest du diese gesammelt in einer zentralen Datenbank, können sie nicht nur dazu genutzt werden, die Kundenbeziehungen zu stärken, sondern auch langfristig den Umsatz erhöhen. 

Folglich kann selbst ein kleines Unternehmen von CRM profitieren. Deshalb rentiert es sich in jedem Fall über eine CRM-Lösung für dein Unternehmen nachzudenken. Falls du noch offene Fragen hast oder genauere Informationen über CRM erhalten willst, kannst du jederzeit unseren Kundenservice in Anspruch nehmen. Wir nehmen uns gerne Zeit für dich, um auf die individuellen Bedürfnisse deines Unternehmens einzugehen und gemeinsam mit dir zu entscheiden, welche Lösung speziell für dein Unternehmen am besten geeignet ist.

---