Wie man CRM-Systeme benutzt: Das ultimative Benutzerhandbuch

Wenn du in der letzten Woche nach einem Post-it-Zettel suchen musstest, oder du bist bei dem Versuch, eine E-Mail-Adresse zu finden, aufgeschmissen, ist es an der Zeit, in ein CRM-System zu investieren. Sobald dein Unternehmen wächst, gibt es eine kritische Masse an Tabellenkalkulationen und gekritzelten Notizen. Wenn dieser Punkt erreicht ist, kannst du sicher sein, dass Leads durch die Maschen schlüpfen. Die unweigerliche Folge sind enttäuschte Kunden und ausgebrannte Mitarbeiter. CRM ist der Rettungsring für dich und dein Unternehmen. Im Folgenden erfährst du, wie du ein CRM-System einsetzt.

Was du in diesem Artikel lernen kannst

• Was ist CRM und die 4 wichtigsten Vorteile
• CRM-Begriffe, die du verstehen musst
• CRM-Strategie
• Wie du CRM einsetzt
• Wie man mit CRM anfängt

Was ist CRM und was hast du davon?

CRM bedeutet Customer Relationship Management (Kundenbeziehungsmanagement). Es ist ein System, das dir ermöglicht, alle deine Interaktionen mit Leads und Kunden zu speichern und nachzuvollziehen. cloudbasierte CRM-Systeme – die beste Option für kleine Unternehmen – verfolgen alles, was eine Person von der Ankunft auf der Website bis zum Abschluss des Geschäfts tut. Es gibt vier Hauptvorteile von CRM. Diese sind:

Verbesserte Customer Experience

So viel wie möglich über deinen potenziellen Kunden zu erfahren, verbessert die Customer Experience erheblich. Ein CRM-System erstellt ein Profil, das alles katalogisiert, was ein Interessent auf deiner Website tut, sowie wichtige Details wie Unternehmensgröße, Branchennische, Standort und so weiter. Du kannst maßgeschneiderte Nachrichten erstellen, die einen Mehrwert bieten.

Bessere Produktivität

Mit CRM kannst du verschiedene Aufgaben automatisieren, von der Anrufprotokollierung bis hin zu Berichten, Prognosen und mehr. Je weniger Zeit für routinemäßige Verwaltungsarbeiten aufgewendet wird, desto mehr Zeit haben die Vertriebsmitarbeiter, sich mit potenziellen Kunden und Leads zu beschäftigen. Infolgedessen wird der Umsatz steigen.

Bessere Zusammenarbeit

Ein CRM fördert die Zusammenarbeit zwischen und innerhalb von Teams. Zum Beispiel kann ein Vertriebsleiter sofort sehen, wann das Team die Leute anspricht und nachfasst. Auch die teamübergreifende Arbeit wird verbessert, da die Koordination durch eine zentrale Informationsdrehscheibe wesentlich einfacher zu bewerkstelligen ist.

Bessere Einblicke

Mit CRM erhältst du aussagekräftige Einblicke in die Unternehmens- und Mitarbeiterleistung. Die Übersicht und die Möglichkeit in feinere Details wie individuelle Konversionsraten, durchschnittliche Geschäftsgröße, Geschwindigkeit etc. zu zoomen, ist der Traum eines jeden Prozessoptimierers.

CRM-Glossar

• Kontakt: Jeder, mit dem du interagierst und dessen Daten du erfassen musst.
• Lead: Etwas wärmer als ein Prospect. Eine Person, die Interesse an deinem Produkt oder deiner Dienstleistung geäußert hat. Qualifizierte Leads sind Personen oder Unternehmen, die von deinem Vertriebsteam als gut geeignet identifiziert wurden.
• Deal: Eine Gelegenheit oder ein potenzieller Verkauf. Ein Deal bewegt sich durch deinen Sales Funnel.
• Quelle: Wo ein Lead erworben wurde, beispielsweise von einer Messe, einem Online-Webformular und so weiter.
• Aktivität: Jede Aktion eines Interessenten oder Vertriebsmitarbeiters, zum Beispiel ein Telefonanruf, eine E-Mail, ein aktualisiertes Feld in einem Kundenprofil und so weiter.

CRM-Strategie 101

Eine CRM-Strategie ist die Art und Weise, wie du und dein Unternehmen beabsichtigen, CRM zu nutzen, um das Geschäft auszubauen und Kunden zu begeistern. Sie ist entscheidend dafür, dass sich jeder im Unternehmen auf die Ziele konzentriert. CRM-Systeme werden oft mit einer Vielzahl von Funktionen geliefert, von denen du einige nicht sofort benötigst. Eine CRM-Strategie wird ein Unternehmen davor bewahren, von der Technologie überwältigt zu werden oder die eigentlichen Ziele aus den Augen zu verlieren.

Lege zunächst zusammen mit deinem Team die Ziele fest. Ihr solltet überlegen, was in Bezug auf das Kundenverhalten und die Interaktionen am wichtigsten ist. Der nächste Schritt besteht darin, Personas für jeden Käufertyp zu skizzieren. Diese Personas sind wertvoll für Marketing und Vertrieb und helfen dir, dein CRM-System später zu organisieren. Der letzte Schritt besteht darin, die gesamte Customer Journey zu skizzieren. Du musst verstehen, wie sich Kunden durch den Sales Funnel bewegen und wie viele Touchpoints erforderlich sind.

Wie du CRM einsetzt

Sobald du deine Strategie entwickelt hast, musst du dein CRM zum Einsatz bringen. Hier sind die 6 Schritte dazu.

1. Füge deine Benutzer hinzu – Je früher du deine Mitarbeiter einbinden kannst, desto besser. Wenn zum ersten Mal über CRM gesprochen wird, stelle sicher, dass die Mitarbeiter mitziehen. Sie müssen die Vorteile verstehen. Die Ernennung von CRM-Champions ist ein kluger Schachzug.

2. Passe deine Einstellungen an – Passe das CRM so gut wie möglich an deinen Vertriebsprozess an. Es gibt zwar Standardeinstellungen, aber passe diese an, um dem CRM ein maßgeschneidertes Profil zu verleihen.

3. Importiere deine Daten – Lade so viele deiner bestehenden Daten wie möglich hoch. Normalerweise tust du dies mit einer CSV-Datei. Jede Spalte der Tabellenkalkulation sollte mit einem Kontaktwert im CRM übereinstimmen.

4. Integrieren – CRMs lassen sich mit einer Vielzahl von Marketing-, Vertriebs- und Business-Tools integrieren. Durch die Verknüpfung mit anderen Plattformen entfällt die Notwendigkeit der manuellen Dateneingabe.

5. Passe dein Dashboard an – Die Dashboard-Standardeinstellungen bieten möglicherweise nicht alles, was du brauchst. Passe sie an, um den bestmöglichen Überblick zu erhalten. Wähle die Daten aus, die angezeigt werden sollen, damit du auf einen Blick auf wichtige Echtzeitinformationen zugreifen kannst.

6. Aktiviere Berichte – Richte tägliche/wöchentliche/monatliche Berichte ein, die an deinen Posteingang geliefert werden. Dies ist das Geheimnis, um über die geschäftlichen Entwicklungen auf dem Laufenden zu bleiben. Diese können als essentielle Zusammenfassungen dessen dienen, was du wissen musst.

Wie man mit CRM anfängt

Du kannst tausend Bücher über das Schwimmen lesen und es nie wirklich verstehen, bis du ins Wasser gehst. Das Gleiche gilt für CRM. Allerdings musst du nicht gleich am ersten Tag ins kalte Wasser springen. Was du tust, ist, eine kostenlose Testversion einzutüten, um CRM zu evaluieren.

Aber sei dir bewusst, dass es eine Über-Auswahl gibt. Es gibt Hunderte von CRM-Anbietern da draußen. Um Zeit zu sparen, sollten sich kleine Unternehmen daher auf cloudbasierte CRM-Anbieter konzentrieren. Alles ist onlinebasiert. Der technische Kram wird von der CRM-Firma erledigt. Für kleine Unternehmen ist dies unendlich viel besser als eine Vor-Ort-Lösung. Zunächst einmal ist es viel billiger, und du kannst es nach und nach erweitern.

Fazit

Sei versichert, dass es kein Hindernis ist, ein kleines Unternehmen zu sein, um die Leistungsfähigkeit von CRM zu nutzen. Kontaktiere uns noch heute. Wir sind die Cloud-CRM-Spezialisten für kleine Unternehmen und setzen alles daran, deinen Erfolg mit dieser Technologie zu sichern.

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