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10 Tipps für eine professionelle Nachbearbeitung von Messekontakten

Gerade für kleinere Unternehmen ist ein Messeauftritt mit hohen Kosten und immensem Arbeitsaufwand verbunden. Gleichzeitig gilt: vor der Messe ist nach der Messe. Das heißt, die meisten Firmen befinden sich in einem immerwährenden Turnus aus Messevorbereitung, Messepräsenz und Messenachbereitung. Wer es verpasst, die einzelnen Prozesse in diesem Kreislauf zu professionalisieren, vergeudet wertvolle Ressourcen und lässt gleichzeitig die größten Potenziale liegen, die das Marketing Tool „Messe“ mitbringt.

Konkret bedeutet das, gewonnene Kontakte oder Leads optimal zu verarbeiten, um einen möglichst hohen Anteil der Kaufinteressenten in Kunden zu verwandeln. Die Nachbearbeitung der Messe sollte deshalb mit einem überzeugenden Follow-Up erfolgen. Die Art der Ansprache ist dabei entscheidend. Denn der Interessent muss dort abgeholt werden, wo die Neugier auf das Produkt oder die Dienstleistung auch nach dem Messekontakt sofort wieder entfacht wird. Der Schlüssel zum Erfolg ist eine schnelle und persönliche Nachverfolgung von Kontakten mit spezifischen Ansätzen, zugeschnitten auf den Bedarf des jeweiligen Messekontakts.

Dieser und die folgenden Tipps dienen dem übergeordneten Ziel, aus Messekontakten Interessenten mit konkretem Kaufinteresse zu machen.

1. Zeitnahe Kontaktaufnahme direkt nach der Messe

Wichtig ist der Zeitpunkt nach der Messe für eine Kontaktaufnahme mit dem Messestandbesucher. Idealerweise werden Aktivitäten innerhalb nur weniger Tage nach Messeende aufgenommen. Nur so kann sich der Besucher den Inhalt des Gesprächs schnell wieder in Erinnerung rufen und im besten Fall noch mit dem persönlichen Kontakt und positiven Emotionen während des Messebesuchs verknüpfen. Wer auf eine proaktive Kontaktaufnahme durch den potenziellen Kunden wartet, wartet oft zu lange und verliert den Kontakt im schlimmsten Fall an den konkurrierenden Mitbewerber.

2. Ansprache personalisieren

Vor und nach einer Branchenmesse kommt es bei Besuchern zu einem regen E-Mail Aufkommen der Aussteller. Jetzt ist es besonders wichtig, bei der Kontaktaufnahme nicht in der Flut von E-Mails unterzugehen oder im SPAM Ordner zu landen. Um dem entgegen zu wirken, ist eine persönliche Ansprache des Interessenten essenziell. Um sich noch weiter abzuheben, ist eine kurze Erwähnung des Gesprächsinhalts und ein kurzer Dank für den Besuch nicht nur hilfreich und sinnvoll, sondern lädt die Gesprächsaufnahme mit positiven Emotionen auf. So entsteht neben der persönlichen Note, eine angenehme Wertschätzung in der Wahrnehmung der Besucher.

3. Weiterführende E-Mails

Angelehnt an die erste Kontaktaufnahme nach der Messe sollte ein weiteres Schreiben per E-Mail erfolgen. Die Themen und Problemstellungen, die auf dem Messestand besprochen wurden, werden nochmals aufgegriffen. Ziel dieses Anschreibens sollten individuell zugeschnittene Lösungsansätze sein. Man kann hierbei bereits allgemein auf Referenzprojekte für ähnliche Kunden verweisen oder mit einem Link auf die Firmenwebseite lenken, auf der die Produkte oder Dienstleitungen aufgelistet sind, an denen der Messebesucher oder nun Interessent/ LEAD interessiert ist.

4. Nur relevante Inhalte übermitteln

Informieren Sie Ihre Besucher nur über die für sie relevanten Inhalte. Oftmals haben Unternehmen ein breites Produkt- und Dienstleistungsportfolio. Dieses Angebot gilt es zu filtern, so dass nur Informationen mit individuellem Mehrwert beim Interessenten ankommen. Nichts ist schlimmer als eine Flut von Unterlagen oder Katalogen mit Inhalten, die den Bedarf nicht treffen. Als Aufhänger dienen die Notizen vom Messegespräch. So bleibt die Kontaktaufnahme fokussiert auf den tatsächlichen Bedarf und der Interessent wird nicht mit unnötigen Informationen verwirrt.

5. Sämtliche Kanäle in Anspruch nehmen

Nutzen Sie alle zur Verfügung stehenden Kanäle. Dies kann situativ auf den Kunden ausgerichtet das Telefon, eine E-Mail oder sogar ein Brief sein. Aber auch die sozialen Netzwerke werden immer mehr für die Vermittlung von relevantem Content und so auch zur Nachbereitung von Messen genutzt. Bezogen auf den jeweiligen Messekontakt kann man durchaus nachfragen, welcher Weg der Kontaktaufnahme bevorzugt wird. Diese Information wird natürlich ebenfalls in den Messenotizen vermerkt und auch im CRM übernommen.

6. Immer den richtigen Ansprechpartner angeben

Im Idealfall ist der Messekontakt der Entscheider und Ansprechpartner für Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung. Wichtig ist, dass Sie versuchen bereits im Messegespräch herauszufinden, ob Ihr Gesprächspartner tatsächlich über die entsprechende Position und Kompetenz verfügt. Ist dies nicht der Fall, ist es wichtig dies zu erfragen und gegebenenfalls zu bewirken, dass der Besucher schon vorab ein einleitendes Gespräch mit dem Entscheider führt. Nur so kommt man schnell an den Punkt, konkrete Lösungen der entscheidenden Person vorstellen zu können. Die Identifikation und die Konstellation zwischen der Kontaktperson auf der Messe und dem Entscheider ist besonders wichtig.

7. Den persönlichen Kontakt pflegen

Wichtig ist nicht nur dass, sondern auch vom wem die Messekontakte gepflegt werden. Und dass diese Kontaktpflege persönlich erfolgt. Es ist nicht wirklich zielführend, wenn der Inbound Sales oder die Assistenz die Anrufe zum Messebesucher tätigt. Gerade dafür sind die Messen ja da, um schnell persönlich Beziehungen aufzubauen. Stimmt die Chemie zwischen den Personen beim Messegespräch, so sollte diese positive Stimmung genutzt werden, um selbst mit dem Gesprächspartner Kontakt aufzunehmen.

8. Stammkundenpflege

Messen sind nicht nur eine Akquise Plattform für Neukunden. Auch die Pflege von Stammkunden gehört zu den wichtigsten Argumenten für die Messepräsenz. Hier können Sie Kunden Neues aus ihrem Unternehmen vorstellen und präsentieren. Auch Probleme bei Lieferungen und Projekten lassen sich auf Messen in einer vom Tagesgeschäft distanzierten Atmosphäre leichter diskutieren. Hier kann man konstruktive Kritik vom Kunden aufnehmen und – noch wichtiger – sich im Nachgang darum kümmern. Auch auslaufende Verträge und die Bereitschaft diese zu verlängern lassen sich auf einer Messe hervorragend besprechen und im nächsten Schritt fortführen.

9. Den Erfolg der Messe kontrollieren

Die ungeliebte Frage „Wie erfolgreich war die Messe?“ ist gleichzeitig eine der wichtigsten und die Antwort darauf nicht ganz trivial. „Messe-Kritiker“ im Unternehmen bestehen stets darauf, den Umsatz von auf Messe gewonnenen Neukunden in Relation zu den Messekosten zu setzen. Diese Statistik führt oft dazu, die Messe aus dem Marketingbudget zu streichen. Viel wichtiger ist sich im Vorfeld Gedanken zu machen, welche alternativen Kennzahlen für die Messe relevant sind. Oder welche nicht unmittelbar messbaren, gegebenenfalls imagefördernden Unternehmensziele erreicht werden sollen. Im besten Fall werden vorab alle Messeziele – monetäre und ideelle – dokumentiert, um im Nachhinein eine valide Diskussionsbasis zu haben, anhand derer der Messeerfolg beurteilt werden kann.

10. Nach der Messe gezielte Pressearbeit leisten

Eine Messeteilnahme ist auch in der Pressearbeit ein hervorragender Anlass, um Artikel in einem Unternehmensblog, in der Fachpresse oder auf den Sozialen Netzwerken zu veröffentlichen. Bilder des Messestandes oder die Ablichtung mit Kunden bringen einen Effekt, der nach außen sichtbar und für Interessenten durchweg positiv wirkt. Mit einer entsprechenden Berichterstattung lassen sich firmenbezogene Werbekampagnen aktiv unterstützen und eine effiziente Kooperation mit Medien festigen.


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