Die Kundendatenbank – aufbauen, erstellen & pflegen

Eine Kundendatenbank gehört zu den wichtigsten Tools in fast jedem Unternehmen. Aber was genau ist eine Kundendatenbank, wofür ist sie gut, wie gelingt ein professioneller Aufbau und welche Möglichkeiten aber auch Herausforderungen bietet sie? Ein guter Zeitpunkt einen genaueren Blick zu riskieren und vielleicht ungenutzte Potenziale zu erkennen.

Was ist eine Kundendatenbank?

Eine Kundendatenbank umfasst in der Regel alle wichtigen Informationen über den Kunden. Neben den Kontaktinformationen enthält diese auch den Schriftverkehr, Verträge, Rechnungen, Angebote und branchen- und kundenspezifische Details. Die Datenbank sollte so angelegt sein, dass alle Abteilungen, welche Kontakt zum Kunden pflegen, Zugriff auf sie haben. Während man vor allem in kleineren Unternehmen vor nicht allzu langer Zeit noch mit Listen und Tabellen arbeitete, funktioniert heute eine professionelle Aufbereitung und Nutzung von Kundendaten ausschließlich professionell und digital.

Was ist ein CRM-System?

Diese digitale Lösung heißt in der Praxis CRM System und steht für Customer Relationship Management, oder auf Deutsch, Kundenbeziehungsverwaltung. Hier werden die Kundendaten gesammelt und verwaltet. Bei Bedarf können sofort alle Informationen aus der Datenbank abgerufen werden. Zudem stellt das System Tools für Analysen zur Verfügung, um eine individuellere Kundenansprache zu ermöglichen und um den Profit sowie den Kundenstamm zu erweitern.

Gerade kleine und mittelständische Unternehmen sowie Start-ups müssen sich bei der Kundendatenverwaltung entscheiden, zu welchem System sie greifen. Hier gilt es sich deutlich vor Augen zu führen, welchen Zweck ein CRM System für den eigenen Bedarf erfüllen soll. Egal ob der Fokus auf dem Qualifizieren von Interessenten liegt oder darauf beispielsweise Website Besucher direkt in die Kundendatenbank einzupflegen – jedes Unternehmen sollte eine klare Zielsetzung für das individuelle CRM System festlegen, um Anbieter und modulare Tool Zusammenstellung wählen zu können.

Doch nicht nur große Unternehmen können die Vorteile von CRM Systemen nutzen. Es gibt unterschiedliche Anbieter auf dem Markt, die ihr CRM System für kleine Unternehmen entwickelt haben. Dazu gehört auch Samdock.

Vorteile & Herausforderungen einer Kundendatenbank?

Die Vorteile einer Kundendatenbank liegen ganz klar auf der Hand: Alle Informationen liegen gesammelt an einem Ort, worauf jederzeit zugegriffen werden kann. Gleichzeitig können Interessenten qualifiziert werden. Alle Touch Points im Rahmen der Kundenbeziehung werden dokumentiert und ausgewertet. Marketing- und Vertriebsaktivitäten können zeit- und budgetsparend gezielt auf die jeweiligen Kontakte ausgerichtet werden.

An ein CRM System sind jedoch auch Herausforderungen geknüpft. Wird eine Datenbank angelegt, stellt sich zuerst die Frage, welche Informationen überhaupt erforderlich sind. Neben Name, Anschrift und Kontaktdaten wie E-Mail und Telefon sind sicherlich auch branchenspezifische Daten erforderlich ebenso wie persönliche Informationen zum Kunden und der Historie der jeweiligen Geschäftsbeziehung. Alle verfügbaren Daten zu speichern ist jedoch keine gute Idee. Dies führt zu einem Überfluss an Informationen, welcher die Datenbank nur unübersichtlich macht. Selektion und Priorisierung von Daten ist hier das Stichwort, um Kundendatenbanken effizient und effektiv nutzen zu können.

Eine weitere Herausforderung: Implementierung und Nutzung. Gerade in der Einführung und späteren Nutzung ist im Rahmen des Change Managements Überzeugungsarbeit zu leisten, um alle Mitarbeiter gleichermaßen mit ins Boot zu holen und von der Nutzung der Kundendatenbank zu überzeugen. Das ist auch aus dem folgenden Aspekt wichtig, nämlich dass die Datenbank unbedingt stets aktuell gehalten werden muss.

Auch der rechtliche Rahmen kann zur Herausforderung werden: Der Datenschutz muss gemäß der EU-DSGVO gewährleistet sein und der Kunde muss damit einverstanden sein, dass Informationen über ihn gesammelt werden.

Fazit

Das professionelle Management einer Kundendatenbank mit einem digitalen CRM System lohnt sich für fast alle Unternehmen. Auch für kleine Unternehmen oder Start-ups ist ein solches System durchaus attraktiv. Wer nur einen sehr kleinen Kundenstamm hat und diesen auch nicht skalieren möchte, sollte jedoch überdenken, ob er ein solches System benötigt.

Besonders bei Start-ups und kleineren Unternehmen ist es wichtig, von Beginn an möglichst viele Daten zu sammeln, um Zielgruppen analysieren zu können. Somit wird die Skalierbarkeit vereinfacht und die Kosten für Marketing und Vertrieb werden effizienter genutzt.

Im Voraus sollte sich jedes Unternehmen jedoch Gedanken machen, welche Art von CRM System zu den Unternehmenszielen passt und welche Daten für die folgende Nutzung tatsächlich relevant sind.