Zeit effizient nutzen mit den Möglichkeiten von CRM

Wer sein Unternehmen erfolgreich weiterentwickeln will, muss kontinuierlich und aktiv Optimierungspotenziale für sich definieren und nutzen. Das Ziel: den Unternehmenserfolg zu verbessern, ohne einen überdimensionalen Ressourcenaufwand zu betreiben. In diesem Artikel möchten wir erläutern, wie die stets knappe Ressource Zeit mit der Hilfe von CRM-Systemen nachhaltig und effektiv optimiert werden kann.

Zeit als rares Gut im Unternehmen – Warum ist es so wichtig, effizient und zeitsparend vorzugehen?

Das Problem an der Zeit ist, dass sie endlich und kostspielig ist. Der Arbeitstag hat nur eine begrenzte Anzahl an Stunden und in dieser Zeit muss das Tagespensum geschafft werden. Ansonsten kann das Unternehmen seine Verpflichtungen nicht erfüllen. Reicht die Zeit am Ende das Tages langfristig nicht aus, um Unternehmensaufgaben zu erfüllen, gibt es zwei Möglichkeiten:

Entweder stellt man neue Mitarbeiter ein und verstärkt an dieser Stellschraube die Ressource Arbeitskraft, die natürlich eine hohe Kompensation für Ihre Arbeitszeit verlangt, oder man optimiert die Zeitnutzung im Unternehmen mit minimalem Ressourcenaufwand. Ein CRM-System ermöglicht dies ohne großen finanziellen Aufwand. Ökonomisch betrachtet ist es somit deutlich sinnvoller, die vorhandene Zeit der Arbeitskräfte im Unternehmen zu optimieren und effektiver zu nutzen, als unnötig Geld für neue Arbeitskräfte auszugeben.

Wo und wie kann ich Zeit sparen?

Zeiteinsparung kann in vielen Bereichen eines Unternehmens geschehen. Die Basis bildet eine effiziente Tagesstruktur, die bestehende To Dos transparent und übersichtlich darlegt und einen übergangslosen Workflow ohne Unterbrechungen gewährleistet. Ein solcher Tagesplan folgt optimalerweise Prioritätskonzepten, wie dem Pareto-Prinzip und legt somit eine outcome-orientierte Aufgabenverteilung zu Grunde. Eine weitere wichtige Stellschraube, um Arbeitszeit besser zu nutzen, ist die Automatisierung aller Prozesse, die sich hierfür anbieten. In zahlreichen Unternehmen werden zwangsweise viele Daten verarbeitet, die teilweise immer noch manuell erfasst, gespeichert und analysiert werden müssen. Gerade die automatisierte Verarbeitung von Daten sowie die Automatisierung von Leadgenerierung oder Marketingaktionen sorgt für eine drastische Reduzierung von Arbeitsstunden.

Wie unterstützt mich ein CRM-System dabei optimal?

Das CRM-System als Allround Talent im Daily Business. Durch die Automatisierung zahlreicher Abläufe und eine digitale, nutzerfreundliche Datenverarbeitung können unglaublich viele Aufgaben an das CRM-System delegiert werden. Und das beginnt bei der Ur-Idee der CRM Systeme, der Dokumentation und Nutzung von Kundendaten und endet noch lange nicht, wenn es um komplexere Themen wie Leadgenerierung über die Website, Qualifizierung von Kontakten oder viele weitere Aspekte der Marketingautomation geht.

In Rahmen eines professionellen CRM-Systems werden Daten schnell und einfach erfasst, ohne dass die Arbeitszeit eines Menschen aufgewendet werden muss. Zudem kann jeder mit wenigen Klicks auf die Daten aus dem CRM-System zugreifen, sodass relevante Daten sofort bereitstehen und nicht erst gesucht werden müssen. Dadurch ist es möglich, bessere Profile für Leads zu erstellen, wodurch die Ansprache entsprechend optimiert wird. Auf diese Weise verbessert sich nicht nur die Zeitnutzung im Unternehmen, sondern auch gleichzeitig die Produktivität.

Auch für die Motivation von Mitarbeitern können diese Daten eingesetzt werden. Intrinsische Motivation ist einer der wichtigsten Faktoren, um die Effektivität und damit die Zeitnutzung von Mitarbeitern zur optimieren. Durch ein CRM-System kann man zum Beispiel die Conversions eines Mitarbeiters oder den Umsatz, der durch einen Mitarbeiter erwirtschaftet wurde, tracken und dokumentieren. Auf diese Weise schafft man eine leichte, kompetitive Atmosphäre, in der die Mitarbeiter durch intrinsische Motivation dazu gebracht werden, effektiver und besser zu arbeiten.

Neben klassischen Unternehmen profitieren auch Start-Ups und Freelancer immens von einem CRM-System. So werden innerhalb des CRM-Systems Interaktionen mit Kunden protokolliert und für die Zukunft nutzbar gemacht. Dies schafft Transparenz und Übersicht über Performance und notwendige Follow-Ups. Gespräche und Email Konversationen werden dokumentiert, um Potenziale zur Verbesserung zu finden.

Das komplette Instrumentarium der Datenverarbeitung und des priorisierten Aufgabenmanagements wäre ohne ein CRM-System nur schwer möglich und würde deutlich mehr Zeit in Anspruch nehmen. Das CRM System als Investment in Effektivität und Leistungssteigerung ist deshalb besonders in der Relation Kosten-Leistung unschlagbar und ein wichtiger Partner in jeder Unternehmung – egal ob Start-Up oder mittelständischer Betrieb.