Mehr Service, weniger Kosten – Lean Selling macht es möglich

Lean Selling –  ein Begriff, der immer mehr um sich greift und der nach ungenutzten Potenzialen und der effektiven Bündelung von Ressourcen klingt. Aber was steckt konkret hinter dem Begriff? Welche Gefahren und Herausforderungen gilt es zu umschiffen? Und wie setze ich meine ganz persönliche Lean Selling Strategie um? Wer erfolgreich Lean Selling für sich und sein Unternehmen nutzen möchte, sollte clever vorgehen und auf Digitalisierung im Vertrieb setzen. Die Möglichkeiten sind vielfältig.

Lean Selling – was ist das?

Doch erstmal ‚back to basics` und damit zur Begriffsdefinition. Lean Selling wurde ursprünglich von Lean Productionabgeleitet, was einen schlanken Produktionsprozess beschreibt. Der Begriff LeanSelling soll demnach ein einfacher und kosteneffizienter Prozess im Bereich Vertrieb und Verkauf sein. Bestehende Verkaufsprozesse sollen optimiert und verschlankt werden. Kosteneinsparpotenziale im Verkauf sollen identifiziert und gehoben werden. Im Fokus steht dabei vor allem Kostentreiber Nummer 1 im Vertrieb, die Personalkosten. Gefolgt von KfZ- und Reisekosten, was speziell für den Investitionsgüterbereich gilt und einen ebenfalls nicht unerheblichenTeil der Vertriebskosten darstellt. Zieht man besonders die Kennzahlen für Akquisekosten heran, zeigen die Kostenampeln oftmals Rot.

Die Herausforderungen im Lean Selling

Handlungsbedarf ist also definitiv gegeben. Wie kann man nunlangfristig Kundenzufriedenheit gewährleisten und trotzdem Kosten senken. Achtung: Falle! Der Ansatz des Lean Selling birgt die Gefahr in sich, alle Vorgänge im Vertrieb nur noch unter dem Kostengesichtspunkt zu betrachten. Grundsätzlich können Kosten kurzfristig relativ schnell reduziert werden. Die leider häufig verminderte Servicequalität und der damit verbundene Umsatzrückgang sind erst mit einem zeitlichen Versatz zu erkennen. Es gilt deshalb: Kosten im Auge behalten, aber nicht blind reduzieren. Beim LeanSelling Ansatz ist besonders wichtig, dass dieser nachhaltig gestaltet wird ohne Performance Verlust. Kurzfristige Erfolge sollten hier nicht im Fokus stehen.

Lean Selling clever umgesetzt

Ist der Versuchung widerstanden, Kosten schnell und und kontrolliert zu senken, bleibt die Frage: Wie kann eine clevere Umsetzung stattfinden und was ist tatsächlich die Kernidee des Lean Selling. Der Königsweg heißt:konsequente Digitalisierung des Vertriebs. Schon seit Jahren ist zu beobachten,dass zahlreiche Unternehmen verstärkt auf digitalen Sales Support setzen. Das können beispielsweise Bots sein, die Kundenfragen als erste aufnehmen undteilweise auch schon beantworten oder auch vielfältige IT-Systeme zurVereinfachung und Verbesserung von Prozessen – allen voran CRM (CustomerRelationship Management) Systeme als der Schlüssel zum erfolgreichen Lean Selling.

CRM Systeme als Lean Selling Tool geben dem Vertrieb durchdetaillierte Kundeninformationen eine enorme Unterstützung im Daily Business und optimieren die strategische Gestaltung von Kundenbeziehungen undAuftragsprozessen. Mit Hilfe eines CRM Systems werden alle kundenrelevanten Kontaktdaten sowie Schriftverkehr, getroffene Vereinbarungen und viele weitererelevante Informationen an einem Ort abgespeichert. Auf Knopfdruck erfährt man komprimiert, was beim jeweiligen Kontakt bereits für Aktivitäten am Laufen sind, was noch ungeklärt ist oder wo noch nachgeliefert werden muss. So können beispielsweise Prozesse verschlankt, Personalkosten gesenkt oder Vor-Ort-Termine optimiert werden.

Hinzu kommt, alle Informationen sind völlig unabhängig vomindividuellen Ansprechpartner jedem im Unternehmen zugänglich. Vorteile sind die Transparenz der vertrieblichen Aktivitäten und die Möglichkeit einen Kollegen bei der Akquise und Gewinnung unterstützen zu können, ohne Informationen erneut einholen zu müssen. So aufgestellt mit einem gelebten CRM-Prozess und einer CRM-Software kann man sich im Vertrieb schlanker und professioneller aufstellen ohne Vertriebspower zu verlieren.

4 Schritte zur erfolgreichen Lean Selling Strategie

1. Analyse

Zu Beginn werden alle Bestandteile eines Vertriebsprozesses analysiert. Dies geschieht in Form einer Bestandsaufnahme. Danach werden die Prozesse aufgeteilt in Prozesse, die für den Kunden direkt spürbar sind, und in Prozesse, die nur den internen Ablauf betreffen. Auch eine Befragung von Kunden kann hierzu von Nutzen sein. Anschließend sollte man zu einer Gewichtung der Prozesse nach Kosten und Kundenrelevanz kommen, sprich was hat für meinen Kunden tatsächlich einen Wert.

2. Prozessbewertung

Nach der Analyse müssen die„Schwächen“ in der Vertriebsabteilung identifiziert werden. Hier muss man genau darauf achten, in wie weit der Prozess Auswirkungen auf folgende und vorangegangene Prozesse hat. Besonderes Augenmerk liegt auf dem Kosten-Nutzen-Effekt und auf dem Aspekt Nachhaltigkeit.

3. Entscheidung über Reduktionen

In Punkt 1 und 2 wurde der IST Zustand dokumentiert. In Schritt 2 konnten zusätzlich Kostentreiber mit wenig Kundennutzen identifiziert werden. In Schritt 3 gilt es konkrete Entscheidungenzu treffen bezüglich der Teilprozesse, die im Vertrieb reduziert werden können, ohne das große Ganze merkbar für den Kunden zu beeinträchtigen. Einsparungen sollten tatsächlich nur dann umgesetztwerden, wenn sie aus Kundensicht vertretbar oder wenig spürbar bzw. irrelevantsind.

 4. Einsatz von (digitalen) Tools

Während in Schritt 3 weniger relevante Leistungen reduziert wurden, stellt sich im letzten Schritt die Frage, welche Leistungsbestandteile durch den Einsatz von Technologien optimiert werden können. Der Einsatz eines intelligenten CRM-Systems, papierlose Kommunikation, Angebots-Konfiguratoren, Bots, Video-Präsentation/Webinar. Welches Tool letztendlich zum Einsatz kommt, hängt stets von Produkt, Kunde und Branche ab.

Der schlanke Verkauf

Gerade in kleinen und mittleren Unternehmen ist Lean Selling ein probates Mittel, um beim Kunden die gewohnte Präsenz und dengeschätzten Service zu gewährleisten, jedoch mit deutlich verringerten Prozesskostenals bisher. Klar ist, dass Vertriebsmitarbeiter immer die größten Kostentreiber sind. Diese zu reduzieren ist meistens der einfachste aber nicht der beste Weg.Denn im Hinblick auf die nahe Zukunft wird es wohl auch nicht einfacher neueKunden zu gewinnen. Dort sollten die freien Kapazitäten eingesetzt werden, umneue Kunden zu gewinnen oder beispielsweise vorhandene Kunden zu Stammkunden zumachen. Ermöglicht wird das mit digitalen Tools, die die Verteilung von Ressourcen merklich optimieren.