Wiedervorlagen messbar effektiv nutzen

Die Wiedervorlage. Jeder kennt sie, aber wer nutzt sie wirklich effektiv? Ist sie immer noch einnützliches Tool oder längst überholt? Was bewirken Wiedervorlagen bei derKundenbindung? Und wie verwendet man diese professionell als Instrument im Vertrieb? Zeit, die Wiedervorlage auf Herz und Nieren zu prüfen und ihr einzeitgemäßes Update zu verleihen.

Wiedervorlage – Das große WASund WARUM

Unter Wiedervorlage bezeichnet man in der Organisationeines Unternehmens einen Vorgang, der nicht abgeschlossen werden konnte, und daher zur Wiederaufnahme nochmals aktiviert wird. Nicht nur in der Administration eines Unternehmens gibt es Wiedervorlagen. Auch in der Vertriebsorganisation sind diese ein bewährtes Mittel, um schon in der Anbahnung von Geschäftskontakten eine Verbindlichkeit und eine Strukturerkennen zu lassen. Der Weg des Interessenten zum Kunden verläuft häufig über einen längeren Zeitraum. Gerade bei Investitionsgütern sind die sogenannten Touchpoints auch mal über Jahre verteilt bis aus Interessenten Kunden werden. Um hier einen Bezug von einem Kontaktpunkt zum nächsten herzustellen, sind Wiedervorlagen ein probates und nützliches Mittel, um den Akquiseprozess nicht mehrfach neu zu starten. Die Wiedervorlage ermöglicht einen Gesprächseinstieg mit den Themen,die beim letzten Kontakt besprochen wurden. Dies erzeugt beim gegenüber eine Vertrautheit und suggeriert eine professionelle und strukturierte Arbeitsweise. Entsprechend haben Wiedervorlagen weiterhin nicht nur eine Berechtigung, weil sie administrative Prozesse vereinfachen, sondern weil sie gerade im Kundenkontaktmanagement eine extreme Professionalisierung erlauben.

Wiedervorlagen im Vertrieb –das große Potenzial

Selbstverständlich gibt es vielerlei Tools, die dem Vertrieb helfen, erfolgreicher bei der Akquise zu sein. Die Wiedervorlage kann dabei nur eines sein. Eines, das sich vor allem durch zwei Aspekte auszeichnet: es ist einfach in der Umsetzung und es ist – richtig angewandt – sehr effektiv.

Auf was muss also geachtet werden, wenn Wiedervorlagen als Sales Tool in den Akquiseprozess implementiert werden sollen? Stichwort: die optimale digitale Einbettung und Gestaltung. Sie erlaubt, die Wiedervorlage nicht nur zeiteffizient zu nutzen, sondern verknüpft auch alle relevanten Punkte des Kundenkontakts in einem interaktiven CRM System.

In einem CRM System sind nicht nur alle relevanten Informationen zum Gesprächspartner hinterlegt, sondern auch Inhalte zu den vorangegangen Kontaktpunkten sowie der gesamte Schriftverkehr. Neben ihrer Funktion als Wissensdatenbank vereinfachen CRM-Systeme die Nutzung von Wiedervorlagen im Vertriebsalltag enorm, da sie alle Aktivitäten des Vertriebs, wie Telefon Calls etc. planbar machen. So hat man seine To Dos täglich im Überblick. Man kann beispielsweise alle Telefongespräche zusammen und hintereinander abarbeiten. Kommt man beim potenziellen Kunden einen Schritt weiter, vereinbart man direkt im System einen Besuchstermin. Kontakte, die man nicht erreicht, werden umgehend als Aufgabe für den nächsten Tag weitergeplant. So bleibt man kontinuierlich mit den sich anbahnenden Neukunden in Kontakt und reduziert die Gefahr,dass dieser dann irgendwann mit der Aussage auf einen zukommt: „Wir haben uns leider für einen ihrer Mitbewerber entschieden“. Dieser Fall trifft nur allzuoft ein, wenn der Sales Kontakt unterbrochen wird und sich die Konkurrenz dazwischen schaltet.

Fazit

Im Vertrieb sind Wiedervorlagen in der Tat nicht mehr wegzudenken. Zeitersparnis und die Möglichkeit Kundenkontakte vom Interessenten bis hin zum Stammkunden verbindlich und konsistent zu gestalten machen die Wiedervorlage zu einem absoluten Klassiker, der mit einem eindeutigen Aufwand /Nutzen Verhältnis überzeugt. Gleichzeitig verändert sich die Art, wie Wiedervorlagen angewendet werden müssen, um einen möglichst großen Mehrwert zu generieren im digitalen Wandel gleichermaßen wie alle anderen Vertriebstools. Und so gehen die Möglichkeiten moderner CRM Systeme Hand in Hand mit dem Vertriebstool Wiedervorlage und optimieren es sogar noch.