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Wie man Workflows in CRM erstellt

Wenn sie gut implementiert sind, können CRM-Workflows die Vertriebs- und Marketingprozesse deines Unternehmens rationalisieren. Obwohl CRM viele verschiedene Funktionen beherbergt, ist es oft die Automatisierung, die anfangs den größten Einfluss auf deine Abläufe haben kann. Zum Beispiel kannst du die Automatisierung für eine Vielzahl von Aufgaben nutzen, einschließlich des Versands von E-Mail-Newslettern, der Lead-Generierung, der Lead-Bewertung, des Berichtswesens, der Kunden und mehr.

Die Insider-Informationen zur CRM-Workflow-Automatisierung

Mit CRM kannst du Marketing-, Vertriebs-, Kundensupport- und Verwaltungsaufgaben automatisieren, die zwar notwendig, aber nicht die optimale Nutzung der Zeit deiner Mitarbeiter dienen. Wenn diese zeitraubenden Aufgaben aus dem Weg geräumt sind, können du und dein Team sich auf Aufgaben konzentrieren, die Umsatz generieren. Du kannst auch CRM-Workflows einrichten, um dein Team über wichtige neue Leads und potenzielle Kunden zu informieren. Diese Information könnte sich als der Schlüssel erweisen, um sie von Leads und Prospects in zahlende Kunden zu verwandeln.

CRM ist im Wesentlichen eine Datenbank, die mit verschiedenen Produktivitäts-Tools kombiniert ist. Diese Tools werden je nach Rolle des Benutzers, sei es im Vertrieb, im Marketing oder im Kundensupport, unterschiedlich eingesetzt. Der Vertrieb wird sich zum Beispiel auf die Funktionen zur Lead-Verfolgung und Interaktionsprotokollierung konzentrieren. Andere Abteilungen werden Marketing-Tools oder CRM für die Pflege von Kundenbeziehungen nutzen.

Wie man Arbeitsabläufe automatisiert

Im Allgemeinen wird ein CRM-System Folgendes beinhalten:

  • Analysen
  • Projekt-Management-Tools
  • Integration von sozialen Medien und mehr

Von deinem Dashboard aus kannst du ganz einfach Workflows automatisieren, die auf Kundenaktionen basieren. Dies sind die Auslöser, die automatisch eine Reihe nachfolgender Aktionen einleiten. Der Vorteil dabei ist, dass dein Team nicht jedes Mal, wenn dein Kunde eine bestimmte Aktion ausführt, eingreifen muss, um die notwendigen Schritte manuell auszuführen.

Workflows, die du automatisieren kannst

E-Mail-Newsletter – Du kannst einen Autoresponder erstellen, um sich bei einem Kunden zu bedanken, wenn er sich angemeldet hat. Diese automatische E-Mail kann bei Bedarf auch die Erstellung einer CRM-Datei auslösen und einen Lead-Score zuweisen.

Drip-Marketing – CRMs sind ideal, um Sequenzen von Marketing-E-Mails zu erstellen, die dir helfen, Leads zu pflegen und sie durch den Sales Funnel zu bewegen. Du kannst dann eine Verknüpfung zu einem Workflow herstellen, der auf dem Engagement der Drip-Kampagne basiert.

Lead-Generierung – CRM kann dir helfen, Leads zu finden. Wenn zum Beispiel jemand auf einen Call-to-Action reagiert, kann dies einen automatischen Workflow auslösen, der ihn als potenziellen Lead kennzeichnet.

Lead-Warnungen – Wenn Leads verschiedene Kriterien in deiner Datenbank erfüllen, kann ein automatisierter Workflow Vertriebsmanager über kritische Änderungen und dringende Folgemaßnahmen informieren.

Kontoverwaltung – Du kannst Kunden im Auge behalten, indem du Benachrichtigungen erhältst, wenn sich ein Vertrag dem Ablaufdatum nähert und neu unterschrieben oder neu verhandelt werden muss. Je nach Umständen kannst du auch automatische Verlängerungs-E-Mails erstellen.

Berichte – CRM-Systeme können eine Fülle von Berichten erstellen. Du kannst dir diese in der Regel automatisch in deinen Posteingang liefern lassen. Mit einem guten CRM solltest du in der Lage sein, Workflows zu erstellen, um jeden benötigten Bericht zu bearbeiten.

Anrufprotokollierung – Die automatische Anrufprotokollierung ist das A und O für ein CRM-System. Aber du kannst noch einen draufsetzen, indem du Workflows für die Bearbeitung unbeantworteter Anrufe erstellst.

Kundenservice – CRM spielt auch im Kundenservice eine wichtige Rolle. Du kannst automatische Workflows erstellen, die dir beispielsweise bei der Bearbeitung von Support-Tickets helfen. Es ist auch möglich, Support- und Service-E-Mails zu versenden, Kunden für eine vorrangige Weiterverfolgung zu markieren und die entsprechenden Support-Mitarbeiter zu alarmieren, damit sie Maßnahmen ergreifen.

Erstelle deine CRM-Workflows

Nachdem du gesehen hast, wie vielseitig CRM-Workflows sein können, erfahre hier, wie du sie erstellst.

  1. Entscheide, welche Prozesse zu CRM-Workflows werden können – Übertreibe es nicht mit der Automatisierung. Du brauchst immer noch die menschliche Note, besonders am unteren Ende des Funnels, der fast immer menschliches Eingreifen erfordert. Eine Automatisierung ist zum Beispiel früher im Sales Funnel besser.
  2. Richte deine Workflows ein – Das Einrichten von Workflows in CRM-Systemen ist unkompliziert. Es ist wahrscheinlich einfacher, als bedingte Regeln zum Filtern deiner E-Mails einzurichten. Darüber hinaus gibt es Workflow-Vorlagen, die sich leicht anpassen lassen, so dass die Einrichtung eines automatisierten Workflows nur wenige Minuten in Anspruch nimmt.
  3. Führe deine Workflows aus und teste sie regelmäßig – Sobald sie erstellt sind, sollten du und dein Team überprüfen, wie gut der Workflow funktioniert. Führe dann Tests durch und passe ihn an, um eventuelle Mängel zu beheben.
  4. Aktualisiere dein Team – Wenn du einen Workflow änderst, halte dein Team immer auf dem Laufenden, was geändert wurde und wie sich dies auf seine Arbeit auswirkt. So erhältst du auch hilfreiches Feedback, wenn ein Teammitglied einen Fehler entdeckt.
  5. Verwende nur Workflows, die für alle funktionieren – Workflows sollten allen helfen. Führe niemals einen Workflow ein, wenn er einem Team auf Kosten eines anderen hilft. Wenn dies der Fall ist, ziehe den Workflow zurück und suche gemeinsam mit deinen Teams nach einer Lösung, die allen hilft. Möglicherweise musst du den Workflow ein paar Mal überarbeiten und erneut testen, um ihn zu perfektionieren.

Wie man mit CRM anfängt

Nachdem du die Vorteile von automatisierten Workflows gesehen hast, ist es Zeit zu handeln. Da Kleinunternehmer immer unter Zeitdruck stehen, hier eine weitere Zeitersparnis: Beschränke deine Suche auf cloudbasierte CRM-Systeme. Die Cloud ist zweifelsohne der richtige Weg für kleine Unternehmen, die die Vorteile von Customer Relationship Management nutzen möchten. Cloud-CRMs sind erschwinglich, vollständig online untergebracht, einfach zu implementieren und zu nutzen. Verglichen mit den Kosten und der Komplexität von Vor-Ort-Lösungen ist Cloud-CRM ein No-Brainer.

Um sich selbst ein Bild zu machen, empfiehlt es sich, einige kostenlose Testversionen auszuprobieren, um sich mit der Technologie vertraut zu machen, bevor man sich auf einen bestimmten Anbieter festlegt.

Fazit

CRM-Automatisierung ist eine wunderbare Möglichkeit, Prozesse zu rationalisieren und Mitarbeiter von unrentablen Verwaltungsaufgaben zu befreien. Wenn mehr Zeit für die Kundenbetreuung zur Verfügung steht, führt das unweigerlich zu mehr Umsatz und zufriedeneren Kunden. Wenn eines oder beides davon attraktiv klingt, kontaktiere uns, die Cloud-CRM-Spezialisten, noch heute. Wir haben uns auf kleine Unternehmen eingestellt und werden die Extrameile gehen, um sicherzustellen, dass deine CRM-Implementierung für kleine Unternehmen ein Erfolg wird.


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