8 Kriterien, die du beim Kauf eines CRM-Systems beachten solltest

CRM spielt heute eine entscheidende Rolle für den Erfolg von großen als auch kleinen Unternehmen. Bevor du allerdings mit dem Einsatz von CRM durchstarten kannst, ist es wichtig, dass vor allem kleine Unternehmen vorab festlegen, welche konkreten Anforderungen diese an ein CRM haben und wie viel Geld diese dabei auch für die Investition aufbringen können. Dabei solltest du die Wahl der CRM-Lösung äußerst gründlich bedenken, da diese eine wichtige Investition für die erfolgreiche Zukunft deines Unternehmens darstellt. Deshalb solltest du zunächst den Fokus auf die grundlegenden Tools des CRM legen und diese im Laufe der Zeit, angepasst an dein Unternehmen, schrittweise erweitern. In diesem Artikel geben wir dir 8 hilfreiche Tipps, die dir dabei helfen, letztlich das passende CRM-System für dein kleines Unternehmen wählen zu können.

Was du in diesem Artikel lernen kannst

• Warum du ein CRM-System benötigst
• Die Vorteile von CRM
• Was du vor dem Kauf beachten solltest
• Welche Fragen du dir zuvor stellen solltest
• Die 8 wichtigsten Punkte, die du bei der Auswahl eines CRM-Systems beachten solltest

Brauchen kleine Unternehmen CRM?

Ein klares Anzeichen dafür, dass du in deinem Unternehmen ein CRM-System benötigst ist, wenn du feststellst dass all deine Kundendaten über unzählige Excel-Tabellen verteilt liegen oder du ständig von einem Programm zum nächsten wechseln musst, um relevante Kunden- oder Lead-Daten finden zu können. Schlimmstenfalls bist du sogar noch auf der Suche nach deinen Notizzetteln der letzten Woche, auf welchem wichtige Termine und Daten notiert waren. Ganz unabhängig von der Größe deines Unternehmens kommt irgendwann der Zeitpunkt, an dem ein CRM unverzichtbar wird.  

Welche Vorteile hat CRM für dich?

Wenn du in der heutigen Geschäftswelt konkurrenzfähig bleiben möchtest, dann ist CRM der einzig richtige Weg. Was sind also nun die größten Vorteile von CRM? Hier haben wir für dich die überzeugendsten Aspekte von CRM aufgelistet:  

• Du behältst den Überblick über alle Kundeninteraktionen
• Verwaltung deiner Marketing- und Vertriebstätigkeiten
• Aufrechterhaltung einer gefestigten Beziehung zu deinen Stammkunden
• Neukundengewinnung und -bindung
• Steigerung der Verkaufszahlen deiner Dienstleistungen und Produkten
• Verbesserung der Kommunikation zwischen deinem Marketing- und Vertriebsteam

Vor der Wahl des richtigen CRM-Anbieters

Sich nun für den richtigen Anbieter zu entscheiden, ist mit Sicherheit keine leichte Aufgabe. Denn hierbei solltest du viele verschiedene Punkte abwägen, um letztlich die richtige Entscheidung zu treffen. Zunächst musst du dir bei den unzähligen Informationen und Verkaufsargumenten der verschiedenen Technologien und Lösungen einen Überblick verschaffen. Oftmals werden allerdings die eigenen Geschäftsanforderungen als wesentliches Element, bei der Entscheidung außer acht gelassen. Durch die vielen Vorteile eines CRM-Systems bleiben die Bedürfnisse deines eigenen Unternehmens schnell unberücksichtigt.

Tatsächlich ist dies der größte Fehler den kleine Unternehmen machen können. Es wird sich lediglich darauf konzentriert, die verschiedenen Anbieter zu bewerten und unterschiedlichste Funktionen auszutesten, ohne sich dabei auf die geschäftlichen Bedürfnisse und Prioritäten des Unternehmens selbst zu konzentrieren. Am besten werden vorab diese Bedürfnisse festgelegt und klar definiert, bevor du dich letztlich auf die Suche nach einem CRM-Anbieters machst. Dadurch fällt die Wahl des richtigen CRM-Systems deutlich leichter und ist somit zugleich weniger zeitintensiv und stressig, da du die Bedürfnisse direkt mit den Funktionen der angebotenen CRM-Lösungen vergleichen kannst.

Bevor du dich für einen CRM-Anbieter endgültig entscheidest, solltest du Antworten auf die folgenden Fragen gefunden haben:

1. Welches sind deine ineffizientesten Geschäftsprozesse, die durch CRM verbessert werden sollen?
2. Welche betrieblichen Prozesse und Arbeitsabläufe fehlen und müssen ergänzt werden?
3. Wie viele CRM-Plätze benötigst du?
4. Welche andere Software muss mit deinem CRM-System kompatibel sein?
5. Wie hoch ist das Budget?

Die 8 wichtigsten Punkte, die du bei der Auswahl eines CRM-Systems beachten solltest

Cloud vs. On-Site

Es gibt Vor- und Nachteile bei beiden Varianten. Allerdings ist für kleine Unternehmen, die vermutlich nicht über die notwendigen Voraussetzungen für ein CRM vor Ort verfügen, eine cloudbasierte CRM-Lösung ohne Frage die beste Option. Der einzige Nachteil dabei ist, dass du eine stabile Internetverbindung benötigst, um auf deine Daten zuzugreifen, da alles online abläuft. 

Funktionen und Funktionalität

Jedes Unternehmen ist einzigartig. Stelle sicher, dass die von dir gewählte CRM-Lösung flexibel ist und flexibel mit deinem Unternehmen wachsen kann. Die besten Lösungen sind anpassbar und lassen sich leicht erweitern, wenn sich die Anforderungen deines Unternehmens ändern sollten. Du solltest dir bewusst machen, welche Features und Funktionen du sofort für dein Unternehmen benötigst, um zu vermeiden dein Budget an überflüssigen Funktionen zu verschwenden.

Integration

Vergewissere dich, dass die CRM-Lösung, die du auswählst, mit den von dir bereits verwendeten Anwendungen kompatibel ist. Dazu gehören beispielsweise alle deine Backend-Softwares wie HR, deine Website, Online-Formulare, Rechnungsstellung, E-Commerce oder auch Marketing.

Hol dir eine kostenlose Demo- und Testversion

Bestehe immer darauf, dass du die Möglichkeit zu einer Demoversion erhältst, durch welche dich ein Vertriebsmitarbeiter führt. Vielleicht gibt es diese sogar schon auf der jeweiligen Website. Wenn du dich für eine kostenlose Testversion entscheidest hast du die Möglichkeit, sämtliche Funktionen der CRM-Lösung auszuprobieren, um so herauszufinden, ob diese gut zu deinem Unternehmen passt.

Wähle ein branchenspezifisches CRM

Wenn du ein CRM gefunden hast, welches speziell auf deine Branche zugeschnitten ist, dann ist das großartig! Du kannst den Anbieter andernfalls fragen, ob er bereits Kunden in deiner Nische und lokale Partner hat, die dich unterstützen können.

Anpassungen und Schulungen

Erkundige dich nach den Kosten, die mit der Konfiguration deines CRM-Systems verbunden sind und informiere dich am besten ebenso über Schulungen für deine Mitarbeiter. Hierbei solltest du persönlichen Schulungen den allgemeinen Online-Schulungen vorziehen.

Benutzerfreundlichkeit

Wie benutzerfreundlich und intuitiv ist die CRM-Lösung? Niemand möchte ein klobiges System, welches von den Nutzern am liebsten gemieden wird.

DSGVO-Kompatibilität

Wenn du deinen Sitz in Europa hast oder Geschäfte in der EU tätigst, solltest du dich vergewissern, dass das CRM-System mit der DSGVO, der europäischen Datenschutz-Grundverordnung, kompatibel ist. Ein kompatibles System wird das Risiko minimieren, mit dem Gesetz in Konflikt zu geraten und erspart dir so eine Menge Kosten.  

Fazit

Heutzutage ist CRM die wichtigste Investition für Unternehmen, die ihre Kunden- und Kontaktinformationen in den Griff bekommen möchten. Zugleich soll das gesamte Potential an Geschäftsmöglichkeiten aus diesen Daten geschöpft werden. Die richtige Entscheidung bei den Anbietern zu treffen ist keine leichte Aufgabe, da recht viele Faktoren im Spiel sind. Am besten wendest du dich direkt an unseren Kundensupport. Wir versprechen dir eine nette und kompetente Beratung, damit du so die passende CRM-Lösung für dein Unternehmen erhältst.