Der ultimative CRM-Leitfaden für Einsteiger

Customer Relationship Management ist heutzutage ein Modewort. Aber was ist das eigentlich? Und warum solltest du ein CRM-System haben wollen? Dieser Leitfaden für Einsteiger hilft, CRM-Systeme für kleine Unternehmen zu entmystifizieren. Und er erklärt, warum du eine CRM-Lösung benötigst, um das volle Potenzial eines kleinen Unternehmens auszuschöpfen.

Was du in diesem Artikel lernen kannst

• Worum es sich bei CRM handelt
• Warum du CRM brauchst
• Wie CRM funktioniert
• Die wichtigsten Funktionen und Vorteile von CRM
• Erste Schritte mit CRM

Was genau ist CRM?

CRM ist ein System zur Speicherung deiner Kontakte, Interaktionen mit Kunden und zur Gewinnung von Erkenntnissen, um mehr zu verkaufen. Ohne CRM arbeitest du im Wesentlichen im Dunkeln. Kundendaten sind über die verschiedenen Unternehmensabteilungen verteilt. Sie arbeiten in Informationssilos. Und nur wenige können das Gesamtbild dessen sehen, was in deinem Unternehmen vor sich geht.

Dieser Leitfaden wird dir zeigen, dass CRM keine Raketenwissenschaft ist, aber dein Unternehmen definitiv auf die nächste Stufe heben wird. Im Grunde genommen fasst CRM alle deine Kundendaten auf einer Plattform zusammen. Auf diese Weise kannst du viel effizienter arbeiten als zuvor. Jeder weiß, was vor sich geht. Und es ist viel unwahrscheinlicher, dass du Chancen verpasst oder doppelte Arbeit leistest.

Warum du CRM brauchst

Kannst du dich erinnern, wann du einen Kunden zuletzt angerufen hast? Musst du immer auf deren Website nach Telefonnummern suchen? Mit CRM hast du alles an einem Ort. CRM kann dir bei allem helfen, was du brauchst, um dein Geschäft erfolgreich zu machen, einschließlich

• Verwalten von Kundenkontaktdaten
     
• Verwalten deines Sales Funnels
     
• Bereitstellung von verwertbaren Erkenntnissen
     
• Integration mit sozialen Medien
     
• Verbesserung der Teamkommunikation, Produktivität und Effizienz
  

Noch besser: Ein CRM-System lässt sich mit Hunderten von Apps integrieren, die du bereits nutzt. Auf diese Weise sind alle deine Daten aus Apps wie QuickBooks und so weiter in deinem CRM-System auf dem neuesten Stand.

Wie CRM funktioniert

CRM funktioniert, indem es alle deine Geschäftsdaten vereinheitlicht. Aber das ist nicht die ganze Geschichte. Die treibende Kraft hinter der Einführung von CRM sind die Einblicke, die es bietet. CRM erkennt Muster viel schneller, als es dir manuell möglich wäre.

In der hektischen Geschäftswelt von heute wächst das Datenvolumen exponentiell. Aber die CRM-Technologie ermöglicht es dir, den Überblick über die Details zu behalten. Aber nicht nur das – CRM ist eine großartige Möglichkeit, deine Geschäftsprozesse zu überarbeiten und bessere Beziehungen zu Leads, Interessenten und Kunden aufzubauen.

Die wichtigsten Merkmale von CRM

CRMs variieren in Komplexität und Kosten, haben aber viele gleiche Funktionen. (Cloudbasiertes CRM ist zum Beispiel besonders gut für kleine Unternehmen geeignet, da es erschwinglich ist und mit deinem Unternehmen wachsen kann). Lass dich nun durch die wichtigsten CRM-Funktionen führen, die dir und deinem Unternehmen eine Menge Zeit sparen werden:

• Kontaktverwaltung – Speicher alle deine geschäftskritischen Kundeninformationen wie Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Website-Details und so weiter.
  
• Interaktionsverfolgung – Das CRM protokolliert alle Interaktionen mit Kunden. Du kannst Notizen hinzufügen und weißt immer, was als nächstes getan werden muss.
  
• Lead-Management – Pflege all deine Interessenten und wandle sie in zahlende Kunden um, während sie den Sales Funnel durchlaufen.
  
• E-Mail-Integration – CRM lässt sich mit Gmail, Outlook et cetera integrieren. Du kannst dann alle deine Kontakte direkt im System synchronisieren, verwalten und segmentieren.
  
• Dokumentenmanagement – Lade Dokumente hoch, die sich auf Kontakte und Verkäufe beziehen. Mit einem zentralen Speicher ist es für Teams einfacher, auf die Informationen zuzugreifen, die sie für den Geschäftsabschluss benötigen.
  
• Pipeline-Management – Du kannst dir sofort einen Überblick über deine Vertriebs-Pipeline verschaffen und du kannst den Status der einzelnen Personen auf ihrem Weg durch den Sales Funnel verfolgen.
  
• Workflow-Automatisierung – Du kannst mühsame und zeitaufwendige Aufgaben automatisieren. Dies erreichst du, indem du einen aktionsbasierten Workflow entwickelst. Du kannst auch Wiedervorlagen für jeden nächsten Schritt im Prozess erstellen.
  
• Berichte und Analysen – Du kannst deine Daten aufschlüsseln und analysieren, um aussagekräftige Einblicke in deine Unternehmensleistung zu erhalten. So kannst du bessere datengestützte Geschäftsentscheidungen treffen.
  

Die wichtigsten Vorteile von CRM

Effektive Kundenbeziehungen, die die Customer Experience verbessern, sind heute ein gut dokumentierter Weg zum Geschäftserfolg. Die vielleicht herausragendste Leistung von CRM besteht darin, dir und deinem Unternehmen die Daten zur Verfügung zu stellen, die du benötigst, um dein Unternehmen voranzubringen. Kleine und große Unternehmen werden heute mit Daten überschwemmt. Aber mit CRM kannst du das weiße Rauschen durchdringen und das Wesentliche herausfinden.

Neben Einblicken, besseren Kundenbeziehungen und Prozessautomatisierung hilft ein gutes CRM-System dir und deinen Mitarbeitern, intelligenter zu arbeiten. Die drei wichtigsten CRM-Vorteile sind:

1. Einfacher Zugriff auf die Kundenhistorie – Mit einem CRM können du und deine Teams auf Kunden- und Interessenteninformationen zugreifen, egal wo ihr euch gerade befindet. Da die Informationen über mehrere Geräte eines     Benutzers hinweg synchronisiert werden, kannst du immer sicher sein, dass alle mit denselben Daten arbeiten.
   
2. Optimierte Arbeitsabläufe – Du kannst routinemäßige Geschäftsprozesse über deine Marketing-, Vertriebs- und Kundendienstteams hinweg standardisieren. Diese Rationalisierung verbessert die Zusammenarbeit zwischen den Teams und erhöht die Kundenzufriedenheit erheblich.
   
3. Verwertbare Erkenntnisse – Der Clou eines CRM-Systems sind seine Berichts- und Analysefunktionen. Die auf den Kundendaten basierenden Erkenntnisse     ermöglichen es, die richtigen Maßnahmen zur richtigen Zeit zu ergreifen. Du kannst sowohl Chancen als auch Bedrohungen erkennen und entsprechend darauf reagieren.

Es ist jedoch falsch zu denken, dass ein CRM-System ein gigantisches Vertriebswerkzeug ist. Es ist so viel mehr als das. Es ermöglicht dir und allen anderen, besser zusammenzuarbeiten. Jeder in deiner Organisation hat das “große Ganze” im Blick und weiß, was getan werden muss. Dieser kollaborative Ansatz gibt scheuklappenartige Informationssilos auf. Im Kontext von CRM bedeutet Teilen wirklich Fürsorge. Aber am Ende sind die größten Gewinner deine Kunden.

Erste Schritte mit CRM

Wie dieser Leitfaden gezeigt hat, ist CRM nicht der technische Albtraum, den du dir vielleicht vorgestellt hast. Eine Probefahrt ist jedoch immer besser, als sich die Autos auf dem Parkplatz anzuschauen. Um ein besseres Verständnis zu erlangen, solltest du immer auf eine kostenlose Testversion bestehen. Dies ist in gewisser Weise der beste Weg, um herauszufinden, ob CRM für dein Unternehmen geeignet ist. Es gibt keinen Ersatz für praktische Erfahrungen. Und wenn dir gefällt, was du siehst, ist es einfach, den nächsten Schritt zu machen.

Fazit

CRM ist eine gute Lösung für kleine Unternehmen. Cloud-basiertes CRM ist erschwinglich und skalierbar. Wenn es eine Aufgabe gibt, die du heute erledigen solltest, dann ist es, uns zu kontaktieren, die Cloud-CRM-Spezialisten für kleine Unternehmen.