Der ultimative Anfängerleitfaden zum Thema CRM

Wenn du neu im Bereich CRM bist, kann es dir anfangs unmöglich erscheinen, dieses System zu verstehen. Mit ein wenig Hintergrundwissen muss es jedoch nicht das gefürchtete technische Chaos sein, wie es zu Anfang scheint. In diesem Leitfaden für Einsteiger in Sachen CRM wirst du mit den Grundlagen vertraut gemacht und erfährst, wie CRM dein kleines Unternehmen voranbringt.

Was du in diesem Artikel lernen kannst

• Worum es bei CRM geht und warum man es nutzen sollte
• Die wichtigsten CRM-Funktionen
• Wie man diese Funktionen nutzen kann
• Warum ein Cloud-CRM für kleine Unternehmen am besten geeignet ist
• Wie man mit CRM anfängt

Was ist CRM und warum ist es die Investition wert?

CRM (Customer Relationship Management) ist ein Tool, das eine neue kollaborative Umgebung für die Abwicklung deiner Geschäfte darstellt. Es unterstützt Marketing und Vertrieb und baut stärkere und dauerhafte Beziehungen zu Kunden, Interessenten und potenziellen Kunden auf.

Die wichtigsten Funktionen von CRM helfen dabei, … :

• die Zusammenarbeit im Team zu erleichtern
• die Integration mit sozialen Medien und bestehenden Tools
• eine gemeinsame Plattform zu schaffen, damit das Unternehmen als Einheit zusammenarbeitet
• und funktioniert auf mobilen Geräten.

Wenn du derzeit ein manuelles System verwendest, verpasst du viele Vorteile, die CRM bietet. Dazu gehören:

• Verwaltung aktueller Kundenkontaktdaten 
• Nachverfolgung jeder Kundeninteraktion
• Verwaltung von Kundenkonten

Wenn man bedenkt, wie viele Daten ein modernes Unternehmen erzeugt, ist es schwierig, den Überblick zu behalten. Aber mit einem CRM-System wird jeder Anruf, jede E-Mail, jede Besprechung und jedes Follow-up protokolliert, sodass dir nichts entgehen kann.

Ohne eine CRM-Lösung ist man mit einer Vielzahl unverbundener Informationen konfrontiert, die auf den Notebooks, Laptops oder in den Köpfen der Mitarbeiter gespeichert sind. Diese Abhängigkeit von manuellen Eingaben macht es allzu leicht, Details zu vergessen, zu verlieren oder Besprechungen und versprochene Folgeanrufe völlig zu übersehen. Selbst die Entscheidung, welche Leads priorisiert werden sollen, beruht eher auf Vermutungen und Bauchgefühl als auf tatsächlichen Daten. Im schlimmsten Fall gehen die in den Köpfen der Mitarbeiter gespeicherten Daten sogar mit ihnen, wenn sie sich entscheiden, dein Unternehmen zu verlassen.

Daher sorgt ein CRM-System für die nötige Effizienz und Produktivität und verwandelt deine Rohdaten in verwertbare Erkenntnisse, die dein Unternehmensglück nachhaltig steigern können. Die Aufzeichnungen in CRM werden in Echtzeit geführt, und wenn du dich für ein cloudbasiertes CRM entscheidest, was du auf jeden Fall tun solltest, kannst du sogar von Überall auf das System zugreifen.

Die wichtigsten CRM-Features

Alle CRM-Systeme haben diese Funktionen gemeinsam.

• Kontaktmanagement – Alle Echtzeitinformationen über deine Kunden, einschließlich Kontaktdaten und Kaufhistorie sind jederzeit verfügbar.

• Lead-Management – Mit CRM kannst du deine Pipelines genau verfolgen, ebenso wie Aufgaben und Ziele. So hast du den kompletten Überblick vom Interessentenstatus bis zum zahlenden Kunden.

• Vertriebsprognosen – Mithilfe von Vertriebsprognosen kann dein Team seine Pipelines effizienter überwachen, Leads schneller und genauer qualifizieren und einsehen, wie nah es an seinen Vertriebszielen ist. Vertriebsleiter können CRM nutzen, um die Leistung zu verstehen und ihre Mitarbeiter besser zu führen.

• Instant-Messaging – CRM-Systeme verfügen über private, integrierte Sofortnachrichten, die eine bessere und schnellere Zusammenarbeit ermöglichen. Nehmen wir zum Beispiel an, es gibt Unklarheiten bei einer Kundenanfrage. Der Mitarbeiter kann nun sofort die Hilfe von Kollegen oder der Geschäftsleitung in Anspruch nehmen, um das Problem zu lösen.

• E-Mail-Integration – CRM synchronisiert deine E-Mail-Konten in einem einzigen Posteingang. Dank der Outlook- und Gmail-Integration kannst du auch über alle deine Geräte hinweg auf Kalender und Kontakte zugreifen.

• Gemeinsame Nutzung von Dateien und Inhalten – Benutzer können Daten hochladen und sie einfach und sofort mit ihren Mitarbeitern teilen.

• Analysen – Da CRM im Wesentlichen eine zentralisierte Datenbank ist, werden die Informationen aggregiert und den Benutzern über persönliche Dashboards präsentiert. Diese Dashboards können an die Bedürfnisse der einzelnen Benutzer angepasst werden. Die Analysen geben den Benutzern einen unvergleichlichen Einblick in die Unternehmensleistung.

Warum cloudbasierte CRM-Systeme am besten für kleine Unternehmen geeignet sind

Nur wenige kleine Unternehmen würden heute ein Inhouse CRM-System in Erwägung ziehen. Sie sind nicht nur kostspielig in der Implementierung sondern zudem oftmals schwierig in der Wartung, für welche dann eine IT-Abteilung benötigt wird. 

Im Vergleich dazu ist ein cloudbasiertes CRM:

• Skalierbar
• Einfach zu bedienen und sicher
• Anpassbar
• Kann mit deinem Unternehmen wachsen
• Der CRM-Anbieter kümmert sich um alle Updates und Upgrades
• Auch auf die mobile Nutzung ausgerichtet

Argumente für cloudbasiertes CRM 

• Kosten: Minimale Investitionskosten, keine Verzögerung bei der Implementierung und ein einfaches monatliches Abonnement.

• Sicherheit und Wartung: Der CRM-Anbieter wartet die Server und ist im Rahmen der monatlichen Abonnementgebühr für Sicherheitsupdates verantwortlich.

• Konkurrenzfähigkeit: Neue Funktionen lassen sich leicht aus der Ferne ein- und ausschalten und den Benutzern sofort zur Verfügung stellen.

• Mobilität: Da das System cloudbasiert ist, kannst du von jedem internetfähigen Gerät aus auf das CRM-System zugreifen.

• Katastrophenschutz: Datensicherheit und Backups sind im monatlichen Abonnement enthalten.

Außerdem lässt sich Cloud-CRM in deine vorhandenen Tools integrieren. Mit dieser innovativen Technologie ist es fast unmöglich auf Probleme zu stoßen, solange du den Zugang zu einer stabilen Internetverbindung hast.

Da Fern- und Heimarbeit immer mehr zur Norm werden, ist Cloud-CRM bestens geeignet, dieses neue Paradigma zu unterstützen und die Fortschritte der Künstlichen Intelligenz für sich zu nutzen.

Mobile CRM-Tools ermöglichen Vertriebsmitarbeitern den Zugriff auf wichtige Geschäftsdaten von unterwegs aus. Es ist sogar möglich, von unterwegs aus Datensätze zu aktualisieren, so dass die Kollegen im Büro mit Echtzeitinformationen nachfassen können.

Die ersten Schritte mit CRM 

Der beste Weg zu CRM für kleine Unternehmen führt über cloudbasierte CRM-Anbieter. Dein nächster Schritt sollte dann das Ausprobieren von CRM auf Basis einer kostenlosen Testversion sein. Diese sind einfach zu arrangieren und bieten einen hervorragenden, risikofreien Einblick in die Software für das Kundenbeziehungsmanagement.

Demokonten sind in der Regel 14 Tage lang gültig. Diese Zeit sollte ausreichen, um festzustellen, ob dir A) die Bedienung und die Benutzeroberfläche gefallen und B) ob CRM dein Unternehmen auf die nächste Stufe des Wachstums und der Kundenzufriedenheit bringen kann.

Fazit

In den letzten Jahren hat sich immer deutlicher gezeigt, dass CRM das Geheimnis für die Erschließung von Unternehmenswachstum ist. Kleine Unternehmen folgen diesem Beispiel – und dem bevorstehenden Reichtum – indem sie in CRM investieren, und das solltest du auch tun. Schreibe uns noch heute und lass dich über die perfekte CRM-Lösung für dein Unternehmen beraten. Schiebe es also nicht auf und tu es am Besten jetzt gleich. Wir sind wirklich nette Leute und haben uns darauf spezialisiert, mit CRM kleine Unternehmen zum Erfolg zu verhelfen.